7 secrets pour être toujours à l’heure…

Quels sont les secrets de ceux qui sont toujours à l’heure ? Est-il utile d’être à l’heure et quelles conséquences le retard provoque-t-il pour soi et les autres ? En 7 secrets, je vous propose un parcours de transformation pour vous approprier une pratique qui vous met au rang des vrais professionnels reconnus.

Montréal

17h53, je suis dans un bus au coeur de Montréal. J’ai un rendez-vous à 18h. J’ai un doute sur le nombre de stations qui restent avant d’arriver à la station qui se trouve à 100 mêtres de la destination finale. J’envoie un texto : « Bonjour V, je pense avoir 5 à 10 minutes de retard. Je te remercie de ta compréhension. 🙏 Laurent ».

Je descends. La station n’était pas clairement annoncée. Rien n’est indiqué sur le panneau d’arrêt de bus. J’ai un doute. Je demande à un passager qui vient de descendre : « est-ce bien la rue Hamsted ». Il ne comprend pas bien mon accent, me fait répéter et me dit : « non c’est la rue Amherst ». D’un signe des 2 mains 🙏, je le remercie et me dirige vers l’adresse du rdv. Au moment pile où j’appuie sur la sonnette, il est 18h00.

Vous allez me dire : coup de chance. Pourtant, cet épisode m’arrive très souvent. En réalité, la pratique d’être à l’heure est devenu une seconde nature. Laissez moi partager 7 bonnes pratiques, 7 secrets dit-on sur les blogs populaires…

Tout ce qui concerne « la maitrise du temps » est mon dada. Je me suis fait une spécialité de l’exactitude…


Secret numéro 1 : l’heure de tous vos rendez-vous doit être dans votre agenda

Un agenda précis et complet

Même si ce secret là me parait une évidence, une lapalissade mille fois répétée, je rencontre encore tant de gens qui n’ont pas vraiment d’agenda. Ils laissent à leur mémoire le soin d’enregistrer leur planning. Ou bien leur agenda ne reflète que leurs engagements professionnels. Or, comme me disait mon premier coach, mon agenda est mon carnet de commande du temps. Dedans se trouvent tous mes engagements, privés comme professionnels, ainsi que mes rendez-vous avec moi-même – essentiels pour mes moments de préparation.

A titre personnel, j’utilise un code de couleurs pour différentier chaque « instant de mon agenda » :

  • rouge = les rendez-vous avec les autres
  • brun = les rendez-vous téléphoniques
  • vert = les rendez-vous famille, sport, activités personnelles
  • bleu = les rendez-vous avec moi-même de préparation
  • orange = les déplacements




Secret numéro 2 : pour être à l’heure, votre temps de déplacement aussi doit être inscrit dans votre agenda

Et oui, le temps de déplacement est dans mon agenda. En réalité, je n’ai pas rendez-vous à 10h30 avec mon client. J’ai rendez-vous à 9h avec ma voiture ou mon métro, mon vélo ou avec mes pieds. Le temps de déplacement est calculé au moment de la prise de rendez-vous et ajouté dans mon agenda. Cette pratique a plusieurs conséquences positives :

  1. elle me prépare psychologiquement pour l’horaire du déplacement, me met en « stress » sur cet horaire là pas celui du rendez-vous
  2. elle m’oblige à anticiper, préparer le déplacement en lui-même, consulter les horaires, calculer l’itinéraire, etc…
  3. elle affiche une réalité dans mon carnet de commande de vie : à 9h, je dois partir non de non !




Secret numéro 3 : pour chaque rendez-vous et pour le temps de déplacement inclure une marge de 10 à 30 minutes

La vie n’étant pas un long fleuve tranquille, les obstacles se présentent toujours devant nos magnifiques prévisions. Ainsi, pour une réunion qui doit durer 2h, il est astucieux de prévoir une marge de 30 minutes dans son agenda après la réunion. Même si vous êtes un champion et maitrisez la conduite de réunion sur le bout des doigts, avoir un moment de décompression de 30 minutes est toujours utile.

Il en est de même pour le temps de déplacement : si le déplacement doit durer 1h, prévoir 1h15 dans son agenda donne cette marge pour ingurgiter le « petit bouchon » ou l’incident menu qui ne manque pas de surgir régulièrement quand on se déplace. Tout cela diminue le stress, et présente un autre avantage que j’utilise très souvent : si je suis en avance (secret pour être à l’heure), j’ai quelques minutes pour une mini relaxation, une mini méditation, un petit café, un appel tel rapide, une petite promenade dans le quartier.

Rien n’empêche (je le fais souvent) d’appeler votre interlocuteur pour lui signaler que vous avez quelques minutes d’avance et lui proposer de démarrer plus tôt.


Secret numéro 4 : commencez chaque rendez-vous en rappelant la durée prévue pour l’entretien

Cette pratique est bien plus utile qu’il n’y parait. La plupart du temps, on prend rendez-vous sans préciser la durée du rendez-vous. Dans l’immense majorité des cas, on imagine que ça va durer une heure. Une bonne pratique initiale est donc, à la prise de rendez-vous, de s’aligner sur la durée prévue.

Dans ce cas, à quoi sert de le re préciser la durée en début de rendez-vous ?

Cela recale les interlocuteurs sur un plan commun : il peut y avoir mauvaise compréhension de la durée prévue, il peut y avoir eu des changements dans les agendas. Si je démarre un rdv avec l’idée qu’il doit durer 60 minutes et que mon interlocuteur n’a finalement que 30 minutes, le rythme, la tonicité de l’échange doivent être tout de suite ré ajustés : on ira plus vite, direct au but. Si on a plus de temps qu’initialement prévu, c’est l’opportunité d’aller plus à fond dans le projet à discuter. Rappeler la durée en début de rendez-vous est une pratique qui anticipe les prochaines échéances de l’agenda : si cela impacte le rendez-vous suivant, il convient de prévenir immédiatement le prochain interlocuteur pour valider que l’horaire peut être décalé.

Etre à l’heure, c’est aussi respecter l’horaire de début et de fin !


Secret numéro 5 : dès que vous évaluez que vous risquez d’être en retard, prévenez sans vous justifier

En dépit de toutes les bonnes pratiques enseignées ci-dessus, il peut arriver qu’on se retrouve en retard. A titre personnel, cette conscience me vient une trentaine de minutes avant l’horaire prévu de la rencontre. Je me mets en vigilance pour voir si la situation évolue favorablement ou pas (le bus se dégage de la circulation, le bouchon s’estompe, etc…). Si je me sens inconfortable, si je mesure que je peux avoir plus de 2 minutes de retard (oui 2 !), je me débrouille pour prévenir mon interlocuteur, sans me justifier et en prenant de la marge sur le risque de retard, par texto ou par téléphone (en m’arrêtant si je suis au volant) : « je risque d’avoir 5 à 10 minutes de retard ». Ainsi, mon interlocuteur ne va pas monter en impatience – comme je le fais moi-même quand j’attends un visiteur.

Le rendez-vous démarre éventuellement avec un peu de retard, mais mon interlocuteur se sent respecté d’avoir été prévenu.


Secret numéro 6 : si vous avez une aversion pour l’heure et la précision, imaginez que vous prenez un avion pour Tahiti

Je ne compte plus les « excuses » des personnes qui arrivent en retard. Je ne comprends pas ce manque de respect. Mon temps est-il moins important que le tien ?

Pourquoi faut-il admettre de donner raison à ceux qui ne respectent pas les autres ? Ceux qui sont à l’heure attendent ceux qui sont en retard : c’est comme donner des bons points aux mauvais élèves.

A l’heure pour le farniente ?

Quand j’organise une formation, une réunion, je m’amuse à écrire au tableau l’heure de démarrage et le nombre de personnes présentes. Je calcule le pourcentage des présents à 9h, 9h02, 9h05, 9h10. Puis quand tout le monde est arrivé (et que j’ai déjà commencé la réunion et fini mon vil calcul de pourcentage), je signale, espiègle, que 32% des présents sont bien dans l’avion pour Tahiti, 47% ont vu l’avion décoller, 21% n’ont même pas pu apercevoir l’avion dans le ciel. S’il s’agit d’un projet où l’on va retravailler ensemble pendant des mois, je propose que pour les prochaines réunions, chaque minute de retard soit sanctionnée de 1€ ou 1$ d’amende, qui servira à offrir un bon diner à toute l’équipe en fin de projet…

C’est juste non ?


Secret numéro 7 : devenez un roi/une reine pour lequel/laquelle l’exactitude est une politesse

L’exactitude est la politesse des rois est une formule d’un ancien temps pense-t-on. Pourtant, dans ce monde où la course semble toujours devoir être plus rapide, j’ai croisé de nombreux « top guys », des personnages influents pour qui l’exactitude, l’heure, importent beaucoup.

Quand on prend intimement conscience que le temps nous file entre les doigts, que chaque minute qui passe est une minute de vie choisie ou de vie subie, alors on a envie de s’approprier l’exactitude. Ce faisant, on obtient le respect, on est perçu comme un professionnel. Et comme évoqué de multitudes de fois sur ce blog, le temps devient notre choix. Devenir un roi/une reine pour lequel/laquelle l’exactitude est une politesse, n’est-ce pas une grande conquête personnelle ?


Pensez-vous que ces « secrets » soient accessibles ? Pensez-vous qu’ils sont utiles ? A quoi sert d’être à l’heure ?