Comment construire le planning projet initial en équipe ?

Lors d’une réunion, j’interroge le chef de projet : «le planning que tu présentes correspond-il à la réalité terrain que vit ton équipe ?» Il me répond, détaché et plein de dérision : «pas du tout, on me demande de présenter un planning projet, je le fais. Ce qui se passe sur le terrain est déconnecté !» Cette anecdote est authentique.

Le planning, liste de tâches au format Gantt, soigneusement entretenu par le chef de projet, ne représente en rien les engagements, les interdépendances, l’avancement, la mise en lumière des risques et des besoins. Du coup, le planning projet n’est pas tenu, c’est juste un dessin. Pire, sa présentation reste incompréhensible, inadaptée au reporting, dans bien des cas inexploitables par les membres même de l’équipe projet.

Comment éviter cette farce, ces revues de planning inefficaces, ces incompréhensions multiples ? Comment construire un planning projet initial, le construire en équipe ?

3 éléments majeurs doivent être compris…

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1 – Le planning projet initial se construit en équipe. Dans le cas contraire, il ne représentera ni les interdépendances entre tâches, ni les engagements véritables de chacun des responsables.

2 – Une méthode de construction en intelligence collective, s’appuyant largement sur une animation structurée, logique, visuelle, est nécessaire. Cette méthode exclut l’utilisation de l’outil informatique, s’appuie sur l’écrit, l’échange, la clarification du vocabulaire, la mise en lumière des jalons et enchainements de tâches.

3 – Le chef de projet doit élever son niveau de compétence, oser faire le tour des responsables de département, des membres de l’équipe transversale, les convaincre qu’une, voire 2 réunions (une demi-journée la première, 2 heures la 2ème) sont nécessaires pour bâtir le planning initial. Oser également prendre une posture nouvelle d’animation de réunionsortir de son cercle de confort, car il propose à des personnalités de départements très différents (techniciens, commerciaux, juristes, ressources humaines, communication, etc…) de composer, créer un référentiel commun. Oser briser ce cadenas intérieur qui parfois l’empêche de « faire autrement » et s’exposer comme un véritable leader. Pour oser, il peut aussi s’appuyer dans un premier temps sur le service formation-action.

J’ai utilisé avec succès cette méthode dans de nombreux projets, y compris pour des projets dont je ne maitrisais pas du tout l’environnement.

Pour vous quelles sont les difficultés de planification ? Avez-vous une méthode performante ?

 

(Retranscription de la vidéo en page 2 de l’article)

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