Motiver et construire un vrai planning projet en intelligence collective

En entreprise, je pose souvent des questions sur la planification des projets. Les réponses les plus courantes sont:

  • le planning n’est pas fiable
  • personne ne croit au planning
  • le planning n’est pas conforme à la réalité
  • nous ne tenons pas les délais
  • le planning est incompréhensible.

Quand j’ajoute: « quelle méthode utilisez-vous? », la réponse la plus spontanée tombe : « Microsoft Project ».

 

 

En effet, je vois les chefs de projet ou des managers qui transpirent sur le Gantt, et en particulier sur le célèbre logiciel du géant américain de Seattle. Préparant son planning en étoile, le chef de projet demande à chaque membre de son équipe les tâches qu’il doit réaliser. Il saisit consciencieusement les informations sous la forme d’un Gantt dans son logiciel, exercice ludique qui se révèle peu efficace. Cette étape de planification a-t-elle permis de composer un planning initial efficace et mobilisateur ?

En construisant le planning en intelligence collective, en équipe, l’objectif est d’obtenir :

  • la vision d’ensemble du projet, de manière logique et très visuelle disponible pour tous
  • l’engagement de l’équipe sur des délais
  • l’illustration des interdépendances de taches entre les acteurs du projet
  • la clarification du vocabulaire projet
  • la définition des rôles de chacun, y compris des fournisseurs et des clients.

Pour faire un planning efficace en intelligence collective, il n’est nul besoin d’ordinateur. De la méthode, un bon animateur (idéalement, le chef de projet), de grandes feuilles blanches sur le mur, des post-it. L’impact sur l’équipe est très fort : « ça y est, je comprends tout le projet, je comprends ma place dans le projet » disent les participants en fin de séance de travail – qui peut durer plusieurs heures en 2 séances. Si ce travail est fait en profondeur, le temps gagné sur l’ensemble du projet est considérable !

Passer du planning initial (travail de préparation) au Gantt (pilotage de l’avancement) devient alors une gymnastique très simple. Le Gantt est utile si la planification initiale a été faite correctement. En revanche, faire la planification initiale sur un Gantt est la garantie pour obtenir un dessin, incompréhensible pour le management, sans engagement véritable de l’équipe qui ne s’approprie pas la vision globale. Que de temps perdu dans les entreprises sur des Gantt inutiles…

Chefs de projet… quels sont vos commentaires ?