Pour gagner du temps, une ruse d’Apache, regroupez…

Parfois il m’arrive – que ceux qui me comprennent lèvent le doigt – qu’en dépit d’une très bonne organisation de mon temps, la coupe déborde. Rhaaaaa, il y en a trop, je ne sais plus quelles sont mes priorités ! Parmi les symptômes de cet état…

  • le bureau commence à ressembler à un capharnaüm
  • les cervicales sont douloureuses
  • la boite mail a du retard
  • les actions sont désordonnées

indien

 

 

Dans ces situations, pour reprendre le contrôle et gagner du temps, je fais appel à une ruse d’Apache : je me lève, tel un indien cernant une caravane, je fais 3 fois le tour de mon bureau en déclamant des incantations magiques du genre « tu ne m’auras pas, c’est moi qui commande » !

 

Une fois la prise de conscience éveillée, l’Apache se rappelle que la meilleure astuce pour gagner du temps, c’est de regrouper. Le saut de tâches en tâches fait perdre beaucoup de temps : à chaque lancement d’opération élémentaire, il est nécessaire de se chauffer, de mettre en place les outils, de préparer les conditions de réussite. Plus les tâches sont morcelées, plus cette mise en route consomme du temps.

 

Par conséquent, la meilleure astuce c’est de regrouper les tâches par type. Je vous propose les exercices suivants :

  • Passez tous les coups de téléphone de la journée en une seule fois, même si les sujets sont très différents => préparez la liste, les infos à demander ou à donner, appelez tous les numéros, laissez des messages précis sur les répondeurs en prenant soin de donner les bons créneaux pour vous faire rappeler.
  • Prenez toutes les factures à éditer, faites les toutes d’un seul coup. Même chose pour la compta, prévision de tréso, etc…
  • Rangez tous les papiers par thèmes en gardant en tête la technique de la fausse poubelle.
  • Attrapez le vilain tas administratif, réglez lui son compte en une fois – cela amène des arbitrages du style « déléguer », « décaler » (il manque des données pour traiter), « négliger » (c’est de peu d’importance), « régler immédiatement ».
  • Pour les déplacements, coup d’oeil sur les rendez-vous isolés => s’il est possible d’en accoler quelques uns autour du solitaire, c’est la priorité. Appelez les contacts qui se trouvent à proximité, tentez de caler une réunion proche du premier, ce qui vous permet de donner une dynamique et ne pas traîner. S’il n’est pas possible de positionner d’autres réunions, appelez votre interlocuteur dont le rendez-vous est isolé (pour vous) en disant : « j’ai un conflit d’agenda, je souhaite décaler notre rendez-vous à telle date ». Aucune nécessité de justifier le conflit d’agenda qui, en réalité, correspond à un vide d’agenda.
  • Même chose pour vos entretiens individuels avec les membres de votre équipe : prévoyez de les enchaîner (avec une marge de quelques minutes entre les entrevues pour souffler).
  • etc…

Vous avez compris le principe de l’Apache : il s’est laissé débordé, il doit reprendre le dessus et réorganiser à la fois ses priorités et son modèle de travail devenu erratique.Regrouper par thème demeure une des meilleures astuces pour gagner du temps. Encore faut-il :

  1. prendre conscience qu’on est en train de se laisser déborder
  2. se mettre debout, chausser ses plumes, tourner dix fois autour du bureau en lançant des incantations magiques
  3. reprendre son agenda, ses priorités, ses tâches en cours, et faire du regroupement la priorité de travail immédiate !

 

A vous les Apaches de dire ce que vous en pensez.

 

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