temps

Souffrez-vous de lifophilie ?

Cette vidéo fait suite à la série « optimiser son temps » :

Vidéo 1 – qu’est-ce qu’une activité à haut rendement ?

Vidéo 2 – peut-on éliminer les urgences ?

Vidéo 3 – comment maitriser les interruptions ?

Tout cela pour vous mettre sur la piste de la bonne maitrise de votre temps, la bonne maitrise de votre chemin de vie…

Souffrez-vous de lifophilie ? Expliquez-moi cela en commentaire, je vous donnerai mon avis…

 

Comment maitriser les interruptions ?

Sauter du coq à l’âne… connaissez-vous cette expression populaire qui signifie le passage d’un sujet à un autre, alors que ceux-ci n’ont pas de liens directs. Cette pratique du « zapping » est devenue tellement courante que l’on ne réalise pas toujours à quelle point elle est nocive pour l’efficacité. On est interrompu, on prend l’interruption, on la traite immédiatement. On fait du « first in, first out » => la dernière sollicitation arrivée devient la première action immédiate. Le travail se fait sans priorité  !

 

Cette vidéo aborde la question : comment maitriser les interruptions

Première interrogation : les interruptions sont-elles source de perte d’efficacité ?

Deuxième interrogation : quelles sont les 2 raisons majeures qui amènent « les autres » (mon équipe, mes clients, mon entourage…) à m’interrompre ?

Quelle prise de conscience et quelle discipline adopter pour maitriser les interruptions ???

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Peut-on éliminer les urgences ?

Je suis convaincu que la plupart des gens ne réfléchissent pas réellement à ce mot qu’ils emploient si souvent : l’urgence, les urgences.

Qu’est-ce qu’une urgence ? Pourquoi l’urgence encombre mon quotidien ? Ou plutôt… pourquoi je laisse l’urgence prendre la décision de mon quotidien ? Comment se fait-il que l’univers complote pour me mettre dans les urgences chaque jour ?

 

Les urgences… « la faute à » :

  • mon chef
  • mes clients
  • ma famille
  • mes partenaires
  • les obligations règlementaires
  • les mauvaises surprises
  • le gouvernement
  • les autres

Dans cette vidéo, j’évoque la distinction essentielle entre urgence et priorité. Cette distinction permet de comprendre à quel point chacun d’entre nous peut reprendre en main son agenda, son destin, puis éradiquer, éliminer les urgences de son quotidien.

 

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Reprenez en main votre agenda…

Dans cette vidéo, j’explique pourquoi il est prioritaire de reprendre en main son agenda quand on se sent dépassé… et quels en sont les bénéfices. Je pars, comme souvent, d’une anecdote personnelle…

 


 

Ca vous dit quelque chose : « je me sens dépassé par les évènements, je panique, je travaille dans tous les sens sans priorité. Les dossiers, les papiers s’entassent. La procrastination s’installe confortablement, la confusion prend le dessus. Conséquences : le stress augmente, les erreurs se multiplient ce qui amplifie le phénomène, je perds le fil, les résultats baissent, le moral passe en berne ». Cercle infernal…

Or, je n’insiste jamais assez sur le sujet :

la priorité est de reprendre en main son agenda.

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Pourquoi se disperser ne conduit nulle part…

Il est tellement tentant d’ouvrir un nouveau livre, de prendre encore un avion. Ces 2 actions font-elles partie de vos habitudes ? A titre personnel, la réponse est « oui ». Or, la question se pose de la dispersion. Où tous ces chemins conduisent-ils ? Je m’étais promis de lire et publier de timides commentaires aux lettres de Sénèque. Le temps a passé, l’intention s’était envolée… dispersion de l’esprit ? Actuellement, je contribue à l’écriture d’un livre sur la création d’un groupe Mastermind inspiré des méthodes d’intelligence collective, je suis parti à la recherche d’une citation de Sénèque…

 

De nouveau, j’ai emprunté sur ce site consacré à Sénèque, une lettre écrite à Lucilius (la deuxième). J’avais publié un premier commentaire de la première lettre : la plus grande partie de la vie se passe à mal faire.

 

Lisez cette Lettre II, j’ajoute quelques modestes réflexions ensuite.

Sénèque

Sénèque

« LETTRE II : Des voyages et de la lecture.

SOMMAIRE : Ne pas lire en courant mille auteurs divers sans se fixer à aucun, comme le voyageur qui ne séjourne nulle part : la multitude des livres dissipe l’esprit. Mais s’attacher à un petit nombre d’ouvrages et aux meilleurs, en extraire le suc, les digérer, enfin mettre chaque jour, comme Sénéque, une pensée frappante en réserve pour la méditer : ainsi l’on profite de ses lectures.

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Quel est le paradoxe de la délégation ?

Quand le manager ou l’entrepreneur délègue, il est confronté à un paradoxe :

  • Ne risque t’il pas de perdre trop de temps dans la transmission ?
  • N’est il pas plus compétent que la personne auprès de qui il délègue ?
  • A t’il les moyens financiers ou les ressources humaines pour confier la mission ?

 

Retranscription écrite de la vidéo : 

 

Je vais évoquer un exemple personnel.

J’ai récemment décidé de déléguer la retranscription de mes vidéos, pour que les lecteurs du site “je suis manager” puissent les voir et lire les articles qui s’y réfèrent.
A première vue, le temps passé dans ma délégation n’est pas très rentable.

 

Il m’a été nécessaire :

  • D’expliquer ma vision du travail, la qualité attendue…
  • De clarifier ma délégation pour me faire gagner du temps sur le long terme…
  • De m’assurer que la personne, à qui je délègue cette tâche, soit motivée et compétente…

La motivation est le premier ingrédient dont il faut s’assurer. Ensuite, le manager doit consacrer du temps pour faire monter son collaborateur en compétences.

 

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Centralisez vos agendas

“Centralisez vos agenda” semble être une recommandation simple, et pourtant très souvent, quand j’anime des formations, je m’aperçois que les participants ont plusieurs agendas (un agenda familial, un agenda professionnel). Certains n’en possèdent tout simplement pas, et gardent tout en tête.

 

 

Retranscription écrite de la vidéo :

 

L’idée est d’avoir avec soi un agenda unique, que l’on peut maintenant synchroniser sur son ordinateur, sur son téléphone portable, pour se simplifier la vie. L’objectif est de pouvoir prendre des rendez-vous en permanence, où que l’on soit.
Que l’on prenne un rendez-vous professionnel ou personnel, l’agenda reflète le déroulement de notre vie. Il est toujours possible de cacher les parties personnelles de nos agendas partagés. Avoir plusieurs agendas crée des quantités de soucis et confusions.

De plus,un rendez-vous inscrit dans votre agenda vous donne une forte chance de passer à l’action et d’être à l’heure à votre rendez-vous.

 

Finalement, l’agenda, c’est notre cahier de commande de temps.

 
Centraliser et organiser ses rendez-vous est une véritable tâche quotidienne. Rendez-vous chez le dentiste, aller chercher les enfants à leurs activités du mercredi, rendez-vous client, réunion avec son équipe et tous les travaux de préparation que l’on doit faire seul, doivent être priorisés régulièrement dans l’agenda.

 

Je vous assure que cela simplifie la vie. J’y reviendrai dans d’autres articles. Et vous, avez-vous plusieurs agendas ?

2 formules magiques de management

Je voudrais partager avec vous deux formules magiques de management. Deux formules magiques pour développer son talent de manager :

 

« J’ai besoin de temps pour réfléchir » et « Ce n’est pas négociable »

En cliquant sur « lire la suite » vous aurez la transcription écrite de la vidéo…

 

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La todo list ou comment prolonger la culpabilité quotidienne…

J’en parle dans toutes mes formations, je trouve des arguments sur cet article (en anglais) : a better way to manage your to-do list...

En dépit de toutes les bonnes résolutions que nous prenons et reprenons, de toutes ces actions soigneusement enregistrées dans la to-do-list, la procrastination gagne toujours. Les actions se reportent de jour en jour entretenant joyeusement la culpabilité quotidienne de la tâche non accomplie

 

Champion de la procrastination

Champion de la procrastination

On rêve du jour où la to-do-list est vide. On se réveille pourtant chaque jour avec une to-do-list encore plus puissante que la veille, nous scrutant d’un air goguenard : « tu as vu, je suis plus longue qu’hier, tralalère… »

Y a-t-il une solution radicale qui permettrait l’éradication de toutes ces actions à faire, le grand nettoyage ? Je suggère que non ! Je suggère qu’il convient de répondre aux sollicitations provocatrices de la to-do-list, en lui disant gentiment : « c’est moi qui décide de mes priorités, et ma priorité, là tout de suite, c’est de te transformer« . La transformation de la to-do-list fait partie du ménage quotidien…

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Vos papiers siouplait… le prix à payer

Je suis en retard, je suis en retard… mon avion décolle dans quelques minutes et il me reste une dizaine de kilomètres avant l’aéroport. En appuyant sur le champignon, je devrais l’attraper. J’arrive près de la bretelle de sortie d’autoroute Marseille Provence, juste avant le tunnel, une file ininterrompue de voitures ! Aaaaaarrrgggghhh… mon avion, mon rendez-vous à Lisbonne à 14h… Tant pis, je double la file, traverse le tunnel,  juste à l’embranchement de la bretelle, je me glisse entre 2 voitures – enjambant gentiment la longue ligne blanche. C’est là que je le vois, dans son beau grand bleu, la car de gendarmes !

J’ai droit à un signe amical de l’officiant maréchaussée m’invitant à me garer :

« vos papiers siouplait »

Dans ma tête, l’avion pour Lisbonne s’envole, mon rendez-vous à 14h, c’est cuit, il me reste à vendre chèrement ma peau. Les automobilistes qui défilent gloussent de gendarmeplaisir. L’agent n’a aucune sensibilité particulière sur le Portugal, les urgences du business, il convient cependant que je n’ai pas le profil du vilain petit canard. Au lieu d’aligner une liste de PV que je mérite, il me compte juste l’absence de papiers de la voiture, puisque évidement j’ai en poche ceux de l’autre véhicule familial.

 

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