temps

6 freins qui nous empêchent de déléguer…

Y a-t-il un lien entre l’optimisation de son temps et la délégation ? Les plus malins vont répondre : la réponse à ta question est dans ta question… bien vu 🙂

S’il est évident de comprendre que la délégation va me permettre de gagner beaucoup de temps, et que c’est une activité à haut rendement, il est courant de préférer faire… à faire faire. Quels sont ces freins qui nous empêchent ? Dans cette vidéo, je développe 6 freins à la délégation que nous avons recensés dans une formation à l’optimisation du temps avec une communauté d’ingénieurs…

 

 

Quels sont ces 6 freins ? Peut-on les lever ?

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Le temps, c’est moi qui décide… un véritable « état d’esprit » !

Peut-on procrastiner sans culpabiliser ?

Souffrez-vous de culpabilité parce que vous procrastinez ?

La procrastination pour rappel, c’est cette propension à remettre au lendemain une tache qu’on avait déjà reportée, et que d’ailleurs on est peu susceptible de faire demain non plus. On la renvoie toujours plus loin dans le plan d’actions. Vous connaissez ?

Dans cette vidéo, j’évoque 2 types de taches pour lesquelles la procrastination à 2 effets inverses…

Alors quand peut-on procrastiner sans culpabiliser ?

 

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Souffrez-vous de lifophilie ?

Cette vidéo fait suite à la série « optimiser son temps » :

Vidéo 1 – qu’est-ce qu’une activité à haut rendement ?

Vidéo 2 – peut-on éliminer les urgences ?

Vidéo 3 – comment maitriser les interruptions ?

Tout cela pour vous mettre sur la piste de la bonne maitrise de votre temps, la bonne maitrise de votre chemin de vie…

Souffrez-vous de lifophilie ? Expliquez-moi cela en commentaire, je vous donnerai mon avis…

 

Comment maitriser les interruptions ?

Sauter du coq à l’âne… connaissez-vous cette expression populaire qui signifie le passage d’un sujet à un autre, alors que ceux-ci n’ont pas de liens directs. Cette pratique du « zapping » est devenue tellement courante que l’on ne réalise pas toujours à quelle point elle est nocive pour l’efficacité. On est interrompu, on prend l’interruption, on la traite immédiatement. On fait du « first in, first out » => la dernière sollicitation arrivée devient la première action immédiate. Le travail se fait sans priorité  !

 

Cette vidéo aborde la question : comment maitriser les interruptions

Première interrogation : les interruptions sont-elles source de perte d’efficacité ?

Deuxième interrogation : quelles sont les 2 raisons majeures qui amènent « les autres » (mon équipe, mes clients, mon entourage…) à m’interrompre ?

Quelle prise de conscience et quelle discipline adopter pour maitriser les interruptions ???

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Peut-on éliminer les urgences ?

Je suis convaincu que la plupart des gens ne réfléchissent pas réellement à ce mot qu’ils emploient si souvent : l’urgence, les urgences.

Qu’est-ce qu’une urgence ? Pourquoi l’urgence encombre mon quotidien ? Ou plutôt… pourquoi je laisse l’urgence prendre la décision de mon quotidien ? Comment se fait-il que l’univers complote pour me mettre dans les urgences chaque jour ?

 

Les urgences… « la faute à » :

  • mon chef
  • mes clients
  • ma famille
  • mes partenaires
  • les obligations règlementaires
  • les mauvaises surprises
  • le gouvernement
  • les autres

Dans cette vidéo, j’évoque la distinction essentielle entre urgence et priorité. Cette distinction permet de comprendre à quel point chacun d’entre nous peut reprendre en main son agenda, son destin, puis éradiquer, éliminer les urgences de son quotidien.

 

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Reprenez en main votre agenda…

Dans cette vidéo, j’explique pourquoi il est prioritaire de reprendre en main son agenda quand on se sent dépassé… et quels en sont les bénéfices. Je pars, comme souvent, d’une anecdote personnelle…

 


 

Ca vous dit quelque chose : « je me sens dépassé par les évènements, je panique, je travaille dans tous les sens sans priorité. Les dossiers, les papiers s’entassent. La procrastination s’installe confortablement, la confusion prend le dessus. Conséquences : le stress augmente, les erreurs se multiplient ce qui amplifie le phénomène, je perds le fil, les résultats baissent, le moral passe en berne ». Cercle infernal…

Or, je n’insiste jamais assez sur le sujet :

la priorité est de reprendre en main son agenda.

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Pourquoi se disperser ne conduit nulle part…

Il est tellement tentant d’ouvrir un nouveau livre, de prendre encore un avion. Ces 2 actions font-elles partie de vos habitudes ? A titre personnel, la réponse est « oui ». Or, la question se pose de la dispersion. Où tous ces chemins conduisent-ils ? Je m’étais promis de lire et publier de timides commentaires aux lettres de Sénèque. Le temps a passé, l’intention s’était envolée… dispersion de l’esprit ? Actuellement, je contribue à l’écriture d’un livre sur la création d’un groupe Mastermind inspiré des méthodes d’intelligence collective, je suis parti à la recherche d’une citation de Sénèque…

 

De nouveau, j’ai emprunté sur ce site consacré à Sénèque, une lettre écrite à Lucilius (la deuxième). J’avais publié un premier commentaire de la première lettre : la plus grande partie de la vie se passe à mal faire.

 

Lisez cette Lettre II, j’ajoute quelques modestes réflexions ensuite.

Sénèque

Sénèque

« LETTRE II : Des voyages et de la lecture.

SOMMAIRE : Ne pas lire en courant mille auteurs divers sans se fixer à aucun, comme le voyageur qui ne séjourne nulle part : la multitude des livres dissipe l’esprit. Mais s’attacher à un petit nombre d’ouvrages et aux meilleurs, en extraire le suc, les digérer, enfin mettre chaque jour, comme Sénéque, une pensée frappante en réserve pour la méditer : ainsi l’on profite de ses lectures.

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Quel est le paradoxe de la délégation ?

Quand le manager ou l’entrepreneur délègue, il est confronté à un paradoxe :

  • Ne risque t’il pas de perdre trop de temps dans la transmission ?
  • N’est il pas plus compétent que la personne auprès de qui il délègue ?
  • A t’il les moyens financiers ou les ressources humaines pour confier la mission ?

 

Retranscription écrite de la vidéo : 

 

Je vais évoquer un exemple personnel.

J’ai récemment décidé de déléguer la retranscription de mes vidéos, pour que les lecteurs du site “je suis manager” puissent les voir et lire les articles qui s’y réfèrent.
A première vue, le temps passé dans ma délégation n’est pas très rentable.

 

Il m’a été nécessaire :

  • D’expliquer ma vision du travail, la qualité attendue…
  • De clarifier ma délégation pour me faire gagner du temps sur le long terme…
  • De m’assurer que la personne, à qui je délègue cette tâche, soit motivée et compétente…

La motivation est le premier ingrédient dont il faut s’assurer. Ensuite, le manager doit consacrer du temps pour faire monter son collaborateur en compétences.

 

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Centralisez vos agendas

“Centralisez vos agenda” semble être une recommandation simple, et pourtant très souvent, quand j’anime des formations, je m’aperçois que les participants ont plusieurs agendas (un agenda familial, un agenda professionnel). Certains n’en possèdent tout simplement pas, et gardent tout en tête.

 

 

Retranscription écrite de la vidéo :

 

L’idée est d’avoir avec soi un agenda unique, que l’on peut maintenant synchroniser sur son ordinateur, sur son téléphone portable, pour se simplifier la vie. L’objectif est de pouvoir prendre des rendez-vous en permanence, où que l’on soit.
Que l’on prenne un rendez-vous professionnel ou personnel, l’agenda reflète le déroulement de notre vie. Il est toujours possible de cacher les parties personnelles de nos agendas partagés. Avoir plusieurs agendas crée des quantités de soucis et confusions.

De plus,un rendez-vous inscrit dans votre agenda vous donne une forte chance de passer à l’action et d’être à l’heure à votre rendez-vous.

 

Finalement, l’agenda, c’est notre cahier de commande de temps.

 
Centraliser et organiser ses rendez-vous est une véritable tâche quotidienne. Rendez-vous chez le dentiste, aller chercher les enfants à leurs activités du mercredi, rendez-vous client, réunion avec son équipe et tous les travaux de préparation que l’on doit faire seul, doivent être priorisés régulièrement dans l’agenda.

 

Je vous assure que cela simplifie la vie. J’y reviendrai dans d’autres articles. Et vous, avez-vous plusieurs agendas ?