Comment faire un plan d’actions efficace ?

Ce matin, je me réveille avec l’idée d’écrire cet article « comment faire un plan d’actions efficace » ?  Je suis étonné de cette soudaine inspiration. Depuis l’automne 2018, je suis en Amérique du Nord et j’ai travaillé avec des entreprises canadiennes et américaines. Un plan d’actions me parait une tâche tellement élémentaire que je m’interroge ? Pourquoi ai-je constaté ces derniers mois, dans ce continent si avancé en matière de management, que de jeunes salariés comme des professionnels expérimentés n’ont toujours pas intégré les fondamentaux d’un plan d’actions efficace ? Peut-être parce que ce qui est simple pour moi est une grande compétence…

Revenons à quelques fondamentaux…

1 – Qui doit faire le plan d’actions ?

Celui qui porte le stylo détient le pouvoir. Ceci est souvent mal compris par les managers. Beaucoup pensent que déléguer l’écriture du compte-rendu de réunion est une pratique efficace. En réalité, cette délégation est complexe et résulte souvent en un plan d’actions de piètre qualité, qui d’ailleurs ne servira pas, car souvent oublié dans l’un des nombreux fichiers perdus de l’organisation approximative ou brouillonne de l’information…

Comment faire un plan d’actions efficace ? La première bonne pratique est de décider de prendre le crayon pour enregistrer les actions durant la réunion. Pour ce qui me concerne, la prise de note est souvent désordonnée : cependant, je signale d’un point d’exclamation tout ce qui demande actions, que je rappèlerai en synthèse de fin de réunion. Le plan lui-même est rédigé et partagé dans les 24h qui suivent la réunion. Dans le cas contraire, le travail effectué risque fort d’être perdu…

Pourquoi celui qui porte le stylo détient le pouvoir ? Parce que la formulation claire de l’action, son enregistrement dans un outil visuel et partagé, puis le pilotage de l’avancement, donnent un avantage d’efficacité considérable.

2 – Comment formuler une action ?

Là aussi, il est rare qu’une action soit formulée correctement. Quand j’écris une action, je dois le faire dans la conscience qu’elle doit être comprise par tous les destinataires, y compris ceux qui sont hors contexte. Une formulation ésotérique, comprenant des acronymes tous les 2 mots, a de fortes chances de rester sans suite. « Je n’avais pas bien compris » servira d’excuse facile à celui ou celle qui n’aura pas pris en charge l’action.

Le plus simple est d’écrire : « verbe à l’infinitif » + « complément ». Plus la formulation de l’action est courte et précise, plus elle est efficace. Le temps consacré à l’écriture du plan d’actions est par conséquent significatif, car chaque mot est important, tout mot inutile fait décliner l’efficacité.

Exemples :

• préparer l’envoi de l’appel d’offre du client xxx
• organiser un brainstorming avec l’équipe marketing
• relancer les 8 prospects qualifiés le mois dernier
• préparer le plan du cocktail de rentrée

Comme confondre vitesse et précipitation est un grand classique de la perte de temps, rédiger rapidement un plan d’actions imprécis, incompréhensible, long, est un écran de fumée qui fait croire qu’on a bien et beaucoup travaillé.

Si vous prenez le temps de formuler correctement et précisément les actions, pour qu’elles soient à la fois très synthétiques et compréhensibles, vous avez bien investi votre force de travail. Ce qui est bien préparé est un investissement !

3 – Qui est responsable de chaque action ?

Je reste encore étonné de voir des plans d’action avec plusieurs responsables sur une action. Non et non ! Je suis catégorique : 1 action = 1 responsable. Certes, le responsable s’appuie sur d’autres ressources que lui-même, mais son job est de diriger le « mini-projet » que représente l’action. Il en est « accountable » comme on dit en anglais.

La dilution d’une action sur plusieurs personnes est la garantie que personne ne la prendra à son compte. L’excuse est toute trouvée : « je croyais que Jojo s’en occupait ». Dans la colonne « responsable » ou « qui », il y a 1 seul nom. S’il vous plait de rajouter une colonne qui s’intitule « avec la participation de » ou « contributeurs », pourquoi pas… quoique de mon point de vue, c’est une perte de temps. Tout le monde doit savoir que Jojo est responsable de l’action et qu’il va utiliser 3, 4 ou 5 personnes pour l’aider – si son action est énorme, il peut d’ailleurs reconstruire un plan d’actions avec son équipe de contributeurs…

4 – Chaque action a une date de livraison

Une action sans date de livraison est un soleil sans rayon. Cette date est celle qui conjugue à la fois la nécessité du projet et la capacité raisonnablement ambitieuse de la réaliser. Si l’échéance est trop ambitieuse ou déconnectée de sens, le résultat arrivera en retard. Si elle est trop lointaine, le risque est le manque d’envie ou d’énergie pour la mettre en oeuvre.

La date « ASAP » (As Soon As Possible – dès que possible) est vraiment à utiliser avec précaution. Trop d’actions récupèrent ce qualificatif « à réaliser ASAP ». Cela crée une confusion de priorité. Il est plus efficace d’écrire une vraie date, négociée avec le responsable. Si la date est fixée arbitrairement, sans que celui qui doit la réaliser ne se la soit appropriée, on se raconte tous une histoire. C’est également une chanson très courante en entreprise. A titre personnel, je repère toujours en réunion si quelqu’un s’approprie une action ou pas. Il/elle va répondre « oui oui », d’un air absent, pour confirmer qu’il/elle aura bien accompli sa tache pour telle date, et il/elle n’écrit rien, ne la consigne pas immédiatement dans son plan personnel. Parfois les collaborateurs négocient la date et les moyens pour réussir une tâche. Souvent, ils courbent l’échine et acceptent le fardeau sans évaluer s’il est possible de réussir. Il se joue alors le scénario courant :

• j’accepte cette action pour telle date
• je suis incapable de dire si c’est possible, car on ne prend ni le temps d’évaluer, ni le temps de négocier les moyens et les résultats précis à obtenir
• je n’intègre pas l’action dans mon plan personnel
• je ne signale pas que je risque d’être en retard au responsable du plan
• je suis en retard (ou ce que j’amène est peu conforme au résultat attendu)
• selon que le responsable du plan est « dictatorial », « démagogue », « impliqué », « proactif », « manipulateur », ou autre, la revue du plan d’actions va prendre des tournures bien étranges.

Comment faire un plan d’actions efficace ? Chaque action doit avoir une échéance claire, raisonnablement ambitieuse, négociée !

5 – Le tableau de bord du plan doit être visuel et partagé

Excel c’est sympa comme outil fourre-tout, mais il existe maintenant des outils en ligne partagés, visuels, efficaces. Le logiciel Monday en est un exemple.

Le tableau de bord du plan d’actions est aussi simple que ça :

Bonne nouvelle : les outils modernes permettent de mettre des couleurs et de faire des tris. Les tris les plus utiles à faire en revue de plan sont, dans cet ordre :

• 1 – le statut
• 2 – l’échéance
• 3 – le responsable (on ne cherche pas de coupable, on cherche des solutions)

Nous sommes en réunion pour utiliser au mieux l’intelligence des présents. C’est pourquoi, trier par le statut est la priorité. Le code couleur est simple et crucial à remplir avant la réunion, soit par les participants dans un outil en ligne partagé, soit par l’animateur :

Tout dans cet article me parait tellement évident que j’ai hésité à l’écrire. Et puis, je repense à quelques réunions de ces derniers mois, ici, dans cette Amérique du Nord qui inspire le management, où j’ai vu des plans imprécis, illisibles, où j’ai vu l’animateur fait un « relevé des compteurs » sans que personne ne ressente l’implication ou ne croit au plan. Le temps perdu, les frustrations et les conflits sont les héritiers directs des plans d’actions inefficaces.

Avez-vous envie de partager vos expériences, vos commentaires, vos interrogations ci-dessous ?