Pour gagner du temps, une ruse d’Apache, regroupez…

by | Temps | 3 comments

Parfois il m’arrive – que ceux qui me comprennent lèvent le doigt – qu’en dépit d’une très bonne organisation de mon temps, la coupe déborde. Rhaaaaa, il y en a trop, je ne sais plus quelles sont mes priorités ! Comment gagner du temps dans les moments où il y en a trop ? Parmi les symptômes de cet état…

  • le bureau commence à ressembler à un capharnaüm
  • les cervicales sont douloureuses
  • la boite mail a du retard
  • les actions sont désordonnées

indien

 

 

Dans ces situations, pour reprendre le contrôle et gagner du temps, je fais appel à une ruse d’Apache : je me lève, tel un indien cernant une caravane, je fais 3 fois le tour de mon bureau en déclamant des incantations magiques du genre “tu ne m’auras pas, c’est moi qui commande” !

 

Une fois la prise de conscience éveillée, l’Apache se rappelle que la meilleure astuce pour gagner du temps, c’est de regrouper. Le saut de tâches en tâches fait perdre beaucoup de temps : à chaque lancement d’opération élémentaire, il est nécessaire de se chauffer, de mettre en place les outils, de préparer les conditions de réussite. Plus les tâches sont morcelées, plus cette mise en route consomme du temps.

 

Par conséquent, la meilleure astuce c’est de regrouper les tâches par type. Je vous propose les exercices suivants :

  • Passez tous les coups de téléphone de la journée en une seule fois, même si les sujets sont très différents => préparez la liste, les infos à demander ou à donner, appelez tous les numéros, laissez des messages précis sur les répondeurs en prenant soin de donner les bons créneaux pour vous faire rappeler.
  • Prenez toutes les factures à éditer, faites les toutes d’un seul coup. Même chose pour la compta, prévision de tréso, etc…
  • Rangez tous les papiers par thèmes en gardant en tête la technique de la fausse poubelle.
  • Attrapez le vilain tas administratif, réglez lui son compte en une fois – cela amène des arbitrages du style “déléguer”, “décaler” (il manque des données pour traiter), “négliger” (c’est de peu d’importance), “régler immédiatement”.
  • Pour les déplacements, coup d’oeil sur les rendez-vous isolés => s’il est possible d’en accoler quelques uns autour du solitaire, c’est la priorité. Appelez les contacts qui se trouvent à proximité, tentez de caler une réunion proche du premier, ce qui vous permet de donner une dynamique et ne pas traîner. S’il n’est pas possible de positionner d’autres réunions, appelez votre interlocuteur dont le rendez-vous est isolé (pour vous) en disant : “j’ai un conflit d’agenda, je souhaite décaler notre rendez-vous à telle date”. Aucune nécessité de justifier le conflit d’agenda qui, en réalité, correspond à un vide d’agenda.
  • Même chose pour vos entretiens individuels avec les membres de votre équipe : prévoyez de les enchaîner (avec une marge de quelques minutes entre les entrevues pour souffler).
  • etc…

 

Vous avez compris le principe de l’Apache : il s’est laissé débordé, il doit reprendre le dessus et réorganiser à la fois ses priorités et son modèle de travail devenu erratique.Regrouper par thème demeure une des meilleures astuces pour gagner du temps. Encore faut-il :

 

  1. prendre conscience qu’on est en train de se laisser déborder
  2. se mettre debout, chausser ses plumes, tourner dix fois autour du bureau en lançant des incantations magiques
  3. reprendre son agenda, ses priorités, ses tâches en cours, et faire du regroupement la priorité de travail immédiate !

 

A vous les Apaches de dire ce que vous en pensez.

 

Pour aller plus loin, 7 vidéos exclusives + des exercices

Pour que le temps devienne votre choix

 

Cet article participe à l’évènement inter-blogueur organisé par Des Livres Pour Changer de Vie.  Si mon article vous a plu, vous pouvez voter en sa faveur en Cliquant ici !

3 Comments

  1. nicorazon

    Il y a aussi une méthode que m’a indiqué un jésuite canadien, il y a 30 ans. Tu prends tous tes papiers administratifs et tu les jettes tous à la poubelle.
    S’il y en a qui sont importants, on te relancera !

    Reply
  2. Dominique

    Merci, cela me rassure. C’est bien comme cela que je procède aussi et je n’ai rien trouvé de mieux ! Je me suis dit que cela venait de ma façon de m’organiser et de faibles capacités de rangement. Je déteste les papiers et quand je suis un peu en sous-régime je les fais très bien, c’est comme cela que j’ai commencé à regrouper. Je ne fais pas d’incantation, j’imagine l’état du bureau une fois rangé, l’ambiance qui s’en dégage, la vue et l’envie de m’y poser pour réaliser une des actions qui me plait ! Enfin et surtout je me félicite de cette action.
    En entreprise je réservais une étagère à ma pagaille du jour et je faisais une revue par mois, j’étais une des rares à disposer d’un bureau dégagé. Sur le pc cela reste à parfaire, si vous avez des idées…

    Reply
    • Laurent

      Bonjour Dominique,

      pour l’ordinateur, il n’y a pas de différence avec le monde réel… le désordre s’installe, c’est une loi de la nature (appelée entropie en physique). La décision de ranger appartient au même registre, et jeter fait toujours du bien…
      J’ajoute que les outils de recherche étant très performant, il est bien plus facile de retrouver un document avec 2 ou 3 mots clés – et c’est plus rapide que de passer par l’arborescence d’organisation.
      Je parle en tout cas du Macintosh, car j’ai quitté le monde du PC depuis des années…

      Reply

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Dans cette anecdote se trouvent dissimulés les “secrets” de la vente de valeur. Je vends de la valeur, je ne vends pas du temps. Pour en savoir plus, voici 5 vidéos gratuites à écouter : comment bien vendre du conseil aux entreprises…

Anecdotes vécues en entreprise

N°1 : je rentre dans le bureau de mon chef. Depuis 3 semaines, je travaille un plan marketing avec mon équipe. Je vais lui présenter les résultats de ce travail d’une dizaine de collaborateurs de qualité. Lui, top manager, diplôme le plus ronflant qu’on puisse trouver dans notre douce France, m’écoute moins de 5 minutes. Tout d’un coup, il se lève, tout sourire, se dirige vers le tableau blanc accroché au mur : « OK Laurent, ce n’est pas du tout comme cela qu’il faut s’y prendre ».

Suit une magnifique démonstration, brillante. J’ai le moral à zéro, je sors de son bureau en pensant: « on est une équipe nulle. En 5 minutes, il a démonté tout notre travail »…

N°2 : je rentre dans le bureau de mon chef. Depuis des mois, je me débats sur un projet complexe, qui implique tous les départements de l’entreprise. Je viens comme chaque quinzaine, une heure dans son bureau pour lui présenter mes « petits soucis ». Il est américain,  directeur financier, l’entreprise pèse 1 milliard d’€ de chiffre d’affaires. Avant, il était contrôleur financier mondial d’Intel – vous savez la petite boite américaine qui met des puces électroniques partout. A chacun de nos tête-à-tête, il m’écoute lui raconter mes petits malheurs. Puis il me pose des questions, ouvertes la plupart du temps (en anglais): « que penses-tu que … », « pourquoi crois-tu que … », « quelles sont les pistes que tu imagines… ». Après chaque entretien, je ressors de son bureau gonflé à bloc.

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