Y a-t-il un lien entre l’optimisation de son temps et la délégation ? Les plus malins vont répondre : la réponse à ta question est dans ta question… bien vu 🙂
S’il est évident de comprendre que la délégation va me permettre de gagner beaucoup de temps, et que c’est une activité à haut rendement, il est courant de préférer faire… à faire faire. Quels sont ces freins qui nous empêchent ? Dans cette vidéo, je développe 6 freins à la délégation que nous avons recensés dans une formation à l’optimisation du temps avec une communauté d’ingénieurs…
Quels sont ces 6 freins ? Peut-on les lever ?
1 – La confiance
Arrive souvent en tête des freins à la délégation, la confiance dans la personne à qui je vais transmettre une mission. Dans toutes les formations, je constate que ce frein est puissant. Comment faire confiance aux autres ? A chaque fois, je retourne le propos : “en qui manques-tu de confiance ? Dans la personne à qui tu délègues ou dans ta propre capacité à mettre en place une délégation de qualité ?” A mon avis le sujet est bien là : en se donnant les moyens d’une belle délégation, on décuple ses forces. Encore faut-il investir du temps et de la bonne énergie, ainsi que de la méthode dans la délégation. La confiance ??? C’est une affaire personnelle à régler : il existe des millions de candidats à prendre votre délégation…
2 – Si c’est moi qui fait, c’est mieux fait
Ce frein là peut être partiellement vrai. Quand on est le champion d’un sujet, on est excellent dans l’action de le développer. Sauf qu’on se limite, et que parfois (et oui les champions), quand on délègue on peut être surpris par un résultat qui dépasse nos espérances. La personne qui a recueilli notre délégation fait mieux que nous. Cela n’est possible, bien sur, si on a fait ce qu’il faut pour mettre en place une délégation efficace !
3 – Il faut piloter la délégation
Et oui ! Cela rejoint le point 4. Si on veut que la délégation se passe bien, il va falloir piloter son déroulement. Le fait de croire “je te confie cette tâche, on se retrouve pour la livraison, ciao” suffise à ce que la délégation aboutisse en temps et en qualité, est souvent une croyance à risque. Une délégation se pilote (mot que je préfère à suivre). Cela signifie qu’il est nécessaire d’investir du temps dans le pilotage pour procéder aux ajustements et mesures de soutien qui s’imposent. Plus la délégation est important, plus le pilotage est un facteur clé de succès.
4 – La délégation, ça prend du temps
Préparer la délégation, confier la délégation, piloter la délégation, oui, ça prend du temps. C’est un temps d’autant mieux investi que l’attention a été portée à ces 3 étapes. Combien de délégations en courant dans le couloir, obligent à des actions correctives, très gourmandes dans l’agenda. Prendre conscience de ce temps, choisir d’investir dans la délégation, c’est accepter un temps qui peut paraître “long” pour transmettre, mais qui en réalité est un levier essentiel d’efficacité. La délégation rentre pile poil dans la fameuse loi de Pareto des 20/80 => 20% des taches qui me contribuent à 80% de mon résultat.
5 – Snif, je suis tout seul, je n’ai personne à qui déléguer
Ce frein-là ressort également systématiquement. Ce qu’oublient les participants aux formations, c’est qu’il est souvent nécessaire d’aller négocier pour obtenir les moyens, les forces auprès de qui déléguer. Un contributeur individuel a tendance à dire : “je n’ai pas d’équipe, je ne peux pas déléguer”. Il oublie que tout manager passe par cette étape de la négociation de ses ressources. Si le projet nécessite des renforts, il est rare qu’ils arrivent sur un plateau d’argent. Pour atteindre les objectifs, faut-il plus de ressources à qui déléguer, à temps partiel, à temps complet ? Ces ressources, chacun doit aller les chercher avec des arguments pour convaincre. C’est là que la visibilité claire de sa charge de travail – c’est l’un des objets de la formation à l’optimisation du temps – prend tout son sens.
6 – Je ne sais pas si quelqu’un est disponible
Plus qu’un frein, c’est presque une excuse. L’affectation des ressources aux projets d’une entreprise dépend essentiellement d’un arbitrage permanent des dites ressources. Rien n’est figé. Si une tache devient essentielle, prioritaire et que la charge actuelle en empêche la réalisation, il faut aller (voir le frein 5) chercher/négocier de la disponibilité. Cela passe par la mobilisation du management pour identifier à qui déléguer et quoi arbitrer. J’y reviendrai.
Cette liste de freins à la délégation est loin d’être exhaustive. Cependant, elle est assez classique et nécessite d’être regardée comme une série d’obstacles à contourner. La délégation présente de nombreux avantages. Il convient de toujours se poser la question : “je fais ou c’est plus efficace que je confie cette tache, et si oui à qui et comment”.
Vous reconnaissez-vous dans cette liste ? Parlez-en dans les commentaires ci-dessous…
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