6 freins qui nous empêchent de déléguer…

par | Equipe, Négocier, Temps, Vidéos | 0 commentaires

Y a-t-il un lien entre l’optimisation de son temps et la délégation ? Les plus malins vont répondre : la réponse à ta question est dans ta question… bien vu 🙂

S’il est évident de comprendre que la délégation va me permettre de gagner beaucoup de temps, et que c’est une activité à haut rendement, il est courant de préférer faire… à faire faire. Quels sont ces freins qui nous empêchent ? Dans cette vidéo, je développe 6 freins à la délégation que nous avons recensés dans une formation à l’optimisation du temps avec une communauté d’ingénieurs…

 

 

Quels sont ces 6 freins ? Peut-on les lever ?

1 – La confiance

Arrive souvent en tête des freins à la délégation, la confiance dans la personne à qui je vais transmettre une mission. Dans toutes les formations, je constate que ce frein est puissant. Comment faire confiance aux autres ? A chaque fois, je retourne le propos : “en qui manques-tu de confiance ? Dans la personne à qui tu délègues ou dans ta propre capacité à mettre en place une délégation de qualité ?” A mon avis le sujet est bien là : en se donnant les moyens d’une belle délégation, on décuple ses forces. Encore faut-il investir du temps et de la bonne énergie, ainsi que de la méthode dans la délégation. La confiance ??? C’est une affaire personnelle à régler : il existe des millions de candidats à prendre votre délégation…

 

2 – Si c’est moi qui fait, c’est mieux fait

Ce frein là peut être partiellement vrai. Quand on est le champion d’un sujet, on est excellent dans l’action de le développer. Sauf qu’on se limite, et que parfois (et oui les champions), quand on délègue on peut être surpris par un résultat qui dépasse nos espérances. La personne qui a recueilli notre délégation fait mieux que nous. Cela n’est possible, bien sur, si on a fait ce qu’il faut pour mettre en place une délégation efficace !

 

3 – Il faut piloter la délégation

Et oui ! Cela rejoint le point 4. Si on veut que la délégation se passe bien, il va falloir piloter son déroulement. Le fait de croire “je te confie cette tâche, on se retrouve pour la livraison, ciao” suffise à ce que la délégation aboutisse en temps et en qualité, est souvent une croyance à risque. Une délégation se pilote (mot que je préfère à suivre). Cela signifie qu’il est nécessaire d’investir du temps dans le pilotage pour procéder aux ajustements et mesures de soutien qui s’imposent. Plus la délégation est important, plus le pilotage est un facteur clé de succès.

 

4 – La délégation, ça prend du temps

Préparer la délégation, confier la délégation, piloter la délégation, oui, ça prend du temps. C’est un temps d’autant mieux investi que l’attention a été portée à ces 3 étapes. Combien de délégations en courant dans le couloir, obligent à des actions correctives, très gourmandes dans l’agenda. Prendre conscience de ce temps, choisir d’investir dans la délégation, c’est accepter un temps qui peut paraître “long” pour transmettre, mais qui en réalité est un levier essentiel d’efficacité. La délégation rentre pile poil dans la fameuse loi de Pareto des 20/80 => 20% des taches qui me contribuent à 80% de mon résultat.

 

5 – Snif, je suis tout seul, je n’ai personne à qui déléguer

Ce frein-là ressort également systématiquement. Ce qu’oublient les participants aux formations, c’est qu’il est souvent nécessaire d’aller négocier pour obtenir les moyens, les forces auprès de qui déléguer. Un contributeur individuel a tendance à dire : “je n’ai pas d’équipe, je ne peux pas déléguer”. Il oublie que tout manager passe par cette étape de la négociation de ses ressources. Si le projet nécessite des renforts, il est rare qu’ils arrivent sur un plateau d’argent. Pour atteindre les objectifs, faut-il plus de ressources à qui déléguer, à temps partiel, à temps complet ? Ces ressources, chacun doit aller les chercher avec des arguments pour convaincre. C’est là que la visibilité claire de sa charge de travail – c’est l’un des objets de la formation à l’optimisation du temps – prend tout son sens.

 

6 – Je ne sais pas si quelqu’un est disponible

Plus qu’un frein, c’est presque une excuse. L’affectation des ressources aux projets d’une entreprise dépend essentiellement d’un arbitrage permanent des dites ressources. Rien n’est figé. Si une tache devient essentielle, prioritaire et que la charge actuelle en empêche la réalisation, il faut aller (voir le frein 5) chercher/négocier de la disponibilité. Cela passe par la mobilisation du management pour identifier à qui déléguer et quoi arbitrer. J’y reviendrai.

 

Cette liste de freins à la délégation est loin d’être exhaustive. Cependant, elle est assez classique et nécessite d’être regardée comme une série d’obstacles à contourner. La délégation présente de nombreux avantages. Il convient de toujours se poser la question : “je fais ou c’est plus efficace que je confie cette tache, et si oui à qui et comment”.

 

Vous reconnaissez-vous dans cette liste ? Parlez-en dans les commentaires ci-dessous…

 

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Anecdote vécue comme consultant

Après lui avoir présenté mon offre, le Directeur Général me dit : “vous êtes plus cher que votre concurrent qui a une belle expérience dans une grande entreprise américaine. Cependant, le courant passe bien entre nous, et je préfère votre proposition”. Il signe alors l’offre à 10 000€, et ajoute : “si nous devons continuer à travailler ensemble, je négocierai vos prix”.

Je réponds “bien sur”… Je réalise la prestation avec son équipe de direction : un diagnostic, suivi d’un séminaire de 2 jours en intelligence collective, une synthèse de recommandations.

A l’issue de la mission, le Directeur Général me demande une nouvelle offre. Moins d’une semaine plus tard, je lui propose une mission à 30 000€. Il signe et me dit : “je ne négocie pas le prix car je connais la qualité de la prestation que j’achète”.

Dans cette anecdote se trouvent dissimulés les “secrets” de la vente de valeur. Je vends de la valeur, je ne vends pas du temps. Pour en savoir plus, voici 5 vidéos gratuites à écouter : comment bien vendre du conseil aux entreprises…

Anecdotes vécues en entreprise

N°1 : je rentre dans le bureau de mon chef. Depuis 3 semaines, je travaille un plan marketing avec mon équipe. Je vais lui présenter les résultats de ce travail d’une dizaine de collaborateurs de qualité. Lui, top manager, diplôme le plus ronflant qu’on puisse trouver dans notre douce France, m’écoute moins de 5 minutes. Tout d’un coup, il se lève, tout sourire, se dirige vers le tableau blanc accroché au mur : « OK Laurent, ce n’est pas du tout comme cela qu’il faut s’y prendre ».

Suit une magnifique démonstration, brillante. J’ai le moral à zéro, je sors de son bureau en pensant: « on est une équipe nulle. En 5 minutes, il a démonté tout notre travail »…

N°2 : je rentre dans le bureau de mon chef. Depuis des mois, je me débats sur un projet complexe, qui implique tous les départements de l’entreprise. Je viens comme chaque quinzaine, une heure dans son bureau pour lui présenter mes « petits soucis ». Il est américain,  directeur financier, l’entreprise pèse 1 milliard d’€ de chiffre d’affaires. Avant, il était contrôleur financier mondial d’Intel – vous savez la petite boite américaine qui met des puces électroniques partout. A chacun de nos tête-à-tête, il m’écoute lui raconter mes petits malheurs. Puis il me pose des questions, ouvertes la plupart du temps (en anglais): « que penses-tu que … », « pourquoi crois-tu que … », « quelles sont les pistes que tu imagines… ». Après chaque entretien, je ressors de son bureau gonflé à bloc.

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