Etre organisé pour faire la différence…

Pourquoi être organisé permet de faire la différence ? Pourquoi de minuscules actions peuvent se transformer en grand résultat ? Pourquoi “oublier” n’est pas professionnel et comment être organisé pour ne rien laisser échapper ? L’incompétence coûte très cher : l’organisation personnelle est une clé qui fait une grande différence…

 

Nous sommes au mois de juin. Je rencontre un prospect dont je mesure le potentiel pour mon business. La création de la relation est excellente mais il me dit : “je n’ai rien pour vous maintenant, rappelez moi en janvier prochain !” Souvent, on entend ce propos dans la bouche de ceux qui n’osent pas dire non, et qui utilisent ce moyen pour “se débarasser de nous”.

 

Etre organisé pour faire la différence

De mon coté, je prends toujours ce type de réponse pour une vraie perspective d’avenir. Je sors donc de l’entretien en me notant immédiatement dans mon outil de taches, pour le 10 janvier prochain, de le rappeler. Le double impact de cette micro action est de libérer mon esprit pour passer à autre chose, et de voir l’action apparaître dans mon plan, juste au moment adequat. Pour la petite histoire, j’ai en effet rappelé ce prospect en janvier de l’année suivante, et notre relation d’affaires a apporté 80K€ de chiffre à mon entreprise. 80K€ pour avoir pris une note dans un système d’organisation bien huilé…

 

Je reste toujours circonspect quand j’entends un interlocuteur me dire “je prends note” ou “je m’en occupe”, et ne pas consigner, dans son système, l’action dont on vient de parler. Si c’est un “collaborateur”, je le lui dis : “peux-tu bien noter l’action, cela me rassure…” Si c’est un “partenaire potentiel” ou un “fournisseur potentiel” et qu’il ne note pas, je suis déjà en train de mesurer sa capacité à être pro dans notre futur projet.

 

Prendre note rassure mon interlocuteur et me libère l’esprit !

 

L’organisation, on en parle beaucoup en formation, c’est un sujet directement impactant la bonne relation avec le temps. Penser et affuter son organisation est une activité à haut rendement. Etre organisé pour faire la différence ne consiste pas à accumuler 1000 trucs et astuces technologiques. A titre personnel, je supprime par exemple 98% des notifications sensées me rappeler ce que je dois faire. Comme disaient les aristocrates du début du 20ème siècle à l’arrivée du téléphone : “on ne me sonne pas, moi !” avec un regard de dépit vers l’objet noir et filaire. Les notifications sont des empêchements de concentration, des nécroses de la capacité à travailler sur ses vraies priorités, des amplatres sur des organisations personnelles défaillantes, des accumulations de stress inutiles, des outils géniaux pour developper notre dépendance à ces écrans qui nous rendent serviles.

 

Eliminer les notifications me permet de me concentrer sur mes priorités.

 

Que diantre, l’univers ne peut-il se passer de moi une paire d’heures ?

Quel est le bon outil pour le plan d’actions ? Je ne sais pas, j’en ai essayé des quantités dont wunderlist, trello, evernote, google tasks, monday, asana, et quelques autres. Tous ont un coté sympa. Aucun ne remplace fondamentalement la méta-réflexion à reprendre régulièrement : pour être organisé et faire la différence, mon système en place est-il bien celui dont j’ai besoin maintenant ? C’est d’ailleurs pour cette raison que les formations que je dispense sur l’optimisation du temps ne sont pas orientées “outils”, mais capacité à créer une autonomie dans la mise en place de son propre système d’efficacité.

 

Oublier n’est pas une option. Ce n’est pas pro ! Clarifier ce qui doit être fait pour telle date au risque de rater une opportunité (rappeler le prospect le 10 janvier), ce qui doit flotter dans l’air de la réflexion jusqu’à être transformé en action dans l’agenda, avec plage de travail réservée, ce qui va rester une intention et s’évaporera car en perte de pertinence ou d’envie… voilà le coeur du travail d’organisation personnelle. La procrastination d’une action qui mérite réflexion et qui n’a pas d’enjeu d’urgence, est une bonne chose (yessssssss… un peu de culpabilité en moins) : cela permet de laisser venir la maturité du plan. La procrastination d’une action gouvernée par l’échéance n’est pas acceptable. Peut-on procratiner l’action d’aller chercher son enfant à l’école ? Si mon système d’organisation personnelle ne permet pas de me libérer le cerveau – ce qui signifie consigner immédiatement par écrit dans mon système cette idée qui me vient –  pour être de nouveau présent, tout en positionnant au bon endroit dans le temps l’action à engager, je dois revoir mon outillage.

 

A titre personnel, il m’arrive régulièrement de passer du temps significatif à l’optimisation de mon système, ce qui me conduit à changer d’outils, ou à affuter comment je les utilise. Certains peuvent penser que c’est une perte de temps. Pour moi, c’est un temps investi dans du haut rendement. Prendre le temps à n’avoir qu’un seul système de mail centralisé, tout en ayant l’option d’écrire ou répondre avec plusieurs adresses en fonction du service que je rends, est par exemple une priorité.

 

  • Avoir un tableau de bord de mails et ne rien rater.
  • Avoir un seul agenda (pro et perso) et ne rient rater.
  • Avoir un plan d’actions bien structuré et ne rien rater.
  • Avoir des outils de brainstorming et ne rien rater.
  • Avoir du temps consacré à ré équilibrer toute son organisation et ne rien rater.
  • Avoir conscience que le système en place maintenant sera probablement remis en cause dans quelque temps, pour ne rien rater.

 

Pour être organisé, régulièrement revoir son système et ses outils, est une activité à haut rendement.

 

Etre organisé pour faire la différence permet de libérer du temps créatif, d’être à l’heure à ses rendez-vous et pour livrer ses projets, comprendre que l’espace libéré peut servir un destin (de vie) davantage choisi que subi.

 

Les 80K€ évoqués ci-dessus sont la conséquence directe d’un investissement délibéré dans une organisation personnelle qui, certes, demande de la discipline. Sans discipline malheureusement, les atouts ne s’envolent-ils aux vents de l’incohérence ?

 

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