Pourquoi et comment s’organiser pour faire la différence…

par | Outils, Progresser, Temps | 2 commentaires

Pourquoi s’organiser permet de faire la différence ? Pourquoi de minuscules actions peuvent se transformer en grand résultat ? Pourquoi “oublier” n’est pas professionnel et comment s’organiser pour ne rien laisser échapper ? L’incompétence coûte très cher : l’organisation personnelle est une clé qui fait une grande différence…

Nous sommes au mois de juin. Je rencontre un prospect dont je mesure le potentiel pour mon business. La création de la relation est excellente mais il me dit : “je n’ai rien pour vous maintenant, rappelez moi en janvier prochain !” Souvent, on entend ce propos dans la bouche de ceux qui n’osent pas dire non, et qui utilisent ce moyen pour “se débarrasser de nous”.

 

Etre organisé peut faire toute la différence

 

De mon coté, je prends toujours ce type de réponse pour une vraie perspective d’avenir. Je sors donc de l’entretien en notant immédiatement dans mon outil de taches, pour le 10 janvier prochain, de le rappeler. Le double impact de cette micro action est de libérer mon esprit pour passer à autre chose, et de voir l’action apparaître dans mon plan, juste au moment adéquat. Pour la petite histoire, j’ai en effet rappelé ce prospect en janvier de l’année suivante, et notre relation d’affaires a apporté 80K€ de chiffre à mon entreprise. 80K€ pour avoir pris une note dans un système d’organisation bien huilé…

Cette anecdote suffit-elle en elle-même à démontrer pourquoi et comment s’organiser ?

Je reste toujours circonspect quand j’entends un interlocuteur me dire “je prends note” ou “je m’en occupe”, et ne pas consigner, dans son système, l’action dont on vient de parler. Si c’est un “collaborateur”, je le lui dis : “peux-tu bien noter l’action, cela me rassure…” Si c’est un “partenaire potentiel” ou un “fournisseur potentiel” et qu’il ne note pas, je suis déjà en train de mesurer sa capacité à être pro dans notre futur projet.

 

Prendre note rassure mon interlocuteur et me libère l’esprit !

 

L’organisation, on en parle beaucoup en formation. Ce thème impacte directement une bonne relation avec le temps. Penser et affuter son organisation est une activité à haut rendement. Etre organisé ne consiste pas à accumuler 1000 trucs et astuces technologiques. A titre personnel, je supprime par exemple 98% des notifications sonores sensées me rappeler ce que je dois faire.

comment s'organiser

Comme disaient les aristocrates du début du 20ème siècle à l’arrivée du téléphone : “on ne me sonne pas, moi !” avec un regard de dépit vers l’objet noir et filaire (et s’il est rouge, c’est pareil).

Les notifications, en particulier sonores, sont des empêchements de concentration, des nécroses de la capacité à travailler sur ses vraies priorités, des emplâtres sur des organisations personnelles défaillantes, des accumulations de stress inutiles, des outils géniaux pour developper notre dépendance à ces écrans qui nous rendent serviles.

 

 

Eliminer les notifications me permet de me concentrer sur mes priorités

 

Non d’une pipe en bois, l’univers ne peut-il se passer de moi une paire d’heures ?

Quel est le bon outil pour le plan d’actions ? Je ne sais pas, j’en ai essayé des quantités dont wunderlist, trello, evernote, google tasks, monday, asana, et quelques autres. Tous ont un coté sympa. Aucun ne remplace fondamentalement la méta-réflexion à reprendre régulièrement : mon système en place est-il bien celui dont j’ai besoin maintenant ? C’est pour cette raison que les formations que je dispense sur l’optimisation du temps ne sont pas orientées “outils”, mais sur la capacité à créer une autonomie de son propre système d’efficacité. Comment s’organiser indépendamment des outils, sujet de prédilection dans la gestion de son temps ? Le sujet est en réalité ailleurs que dans les outils (lire à ce sujet le temps, c’est moi qui décide, un véritable état d’esprit).

Oublier n’est pas une option. Ce n’est pas pro ! Pourquoi et comment s’organiser : pour montrer qu’on est un vrai professionnel. Clarifier ce qui doit être fait pour telle date au risque de rater une opportunité (rappeler le prospect le 10 janvier), ce qui doit flotter dans l’air de la réflexion jusqu’à être transformé en action dans l’agenda, avec plage de travail réservée, ce qui va rester une intention et s’évaporera car en perte de pertinence ou d’envie… voilà le coeur du travail d’organisation personnelle.

 

A propos de procrastination

 

La procrastination d’une action qui mérite réflexion et qui n’a pas d’enjeu d’urgence, est une bonne chose (yessssssss… un peu de culpabilité en moins) : cela permet de laisser venir la maturité du plan. La procrastination d’une action gouvernée par l’échéance n’est pas acceptable. Peut-on procrastiner l’action d’aller chercher son enfant à l’école ? Si mon système d’organisation personnelle ne permet pas de me libérer le cerveau – ce qui signifie consigner immédiatement par écrit dans mon système cette idée qui me vient –  pour être de nouveau présent, tout en positionnant au bon endroit dans le temps l’action à engager, je dois revoir mon outillage.

A titre personnel, il m’arrive régulièrement de passer du temps significatif à l’optimisation de mon système, ce qui me conduit à changer d’outils, ou à affuter comment je les utilise. Certains peuvent penser que c’est une perte de temps. Pour moi, c’est un temps investi dans du haut rendement. Prendre le temps à n’avoir qu’un seul système de mail centralisé, tout en ayant l’option d’écrire ou répondre avec plusieurs adresses en fonction du service que je rends, est par exemple une priorité.

  • Avoir un tableau de bord de mails et ne rien rater.
  • Avoir un seul agenda (pro et perso) et ne rient rater.
  • Avoir un plan d’actions bien structuré et ne rien rater.
  • Avoir des outils de brainstorming et ne rien rater.
  • Avoir du temps consacré à ré équilibrer toute son organisation et ne rien rater.
  • Avoir conscience que le système en place maintenant sera probablement remis en cause dans quelque temps, pour ne rien rater.

 

Comment s’organiser : régulièrement revoir son système, ses outils, c’est une activité à haut rendement

 

Etre organisé fait la différence car cela permet aussi de libérer du temps créatif, d’être à l’heure à ses rendez-vous et pour livrer ses projets, comprendre que l’espace libéré peut servir un destin (de vie) davantage choisi que subi.

Les 80K€ évoqués ci-dessus sont la conséquence directe d’un investissement délibéré dans une organisation personnelle qui, certes, demande de la discipline. Sans discipline malheureusement, les opportunités ne s’envolent-elles pas aux vents de l’incohérence ?

 

Pour aller plus loin, un coaching sur la gestion du temps est peut-être une bonne idée…

 

 

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2 Commentaires

  1. Jessy

    Je pense qu’avoir sa propre discipline de rappel est une habitude qui pourra aider à mieux optimiser notre temps et à être de plus en plus professionnelle

    Réponse
  2. Michel SILVA

    Bonjour et merci pour vos précieux conseils !

    Réponse

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