Comment gérer efficacement ses mails, une méthode implacable…

par | Décider, Outils, Progresser | 0 commentaires

Connaissez-vous les bonnes méthodes pour gérer efficacement ses mails ? Faites-vous partie des personnes qui ont des centaines, voire des milliers de courriels dans la boite d’arrivée ? Etes-vous souvent déchirés sur la tragique question : « que faire de ce mail ? Le jeter, le classer » ? Maitrisez-vous la chose ou êtes-vous débordés ? Cherchez-vous une méthode magique pour gérer le flux et ne rien rater ?

 

Comment se fait-il que tant de managers, de leaders, de grands esprits, se trouvent dépassés par l’arrivée incessante de courriels sans se pencher 5 minutes sur les bonnes pratiques à appliquer pour atteindre cet objectif ultime : je ne peux rien oublier car j’ai une méthode de gestion implacable de mes courriels…

 

Il est possible de dominer la bête. A l’époque fort ancienne où j’étais salarié, ma méthode fonctionnait très bien. Puis, en devenant entrepreneur au début des années 2000, avec l’arrivée des nouveaux outils, je l’ai encore perfectionnée.

 

2 tableaux de bord uniquement : la « boite d’arrivée » et la boite « suivi »

 

Bilan : j’ai rarement plus de 20 messages en boite d’arrivée, j’ai rarement plus de 30 messages à suivre…

 

Voici un schéma qui résume toute la méthode, que j’ai mise en ordinogramme après une n-ième séance de coaching où ce problème est revenu sur la table : comment gérer mes mails, nom d’une pipe en bois ?

 

Méthode implacable pour gérer efficacement ses mails

 

comment gérer efficacement ses mails

 

Cette méthode s’appuie sur les constats suivants :

 

(1) il est inutile de classer les courriels (je ne le fais plus depuis plus de 15 ans), les outils de recherche sont beaucoup plus puissants que toutes mes tentatives de classement intelligent…

< Je ne classe pas mes courriels >

 

(2) si la boite d’arrivée est encombrée, je deviens incapable de gérer mes priorités…

< Je dois faire le ménage de ma boite d’arrivée tous les jours >

 

(3) le dilemme « dois-je classer ou non ce message » peut disparaître avec la décision d’archiver un message dès que je me pose cette question…

< J’ai un seul dossier de classement : le dossier « archives » >

NB : de temps en temps, pour réduire l’espace dans les serveurs qui réchauffent la planête, je fais un tour dans le dossier “archives” et je supprime 2000 ou 5000 messages anciens, ou gros devenus inutiles. Ménage, ménage…

 

(4) une action est terminée quand le problème est totalement résolu. Pour piloter l’action, j’utilise un seul dossier que je surveille jusqu’à ce que cette action soit totalement résolue.

< Je surveille et fais le ménage de mon dossier « suivi » tous les jours >

 

Est-ce que cela permet de gérer efficacement ses mails ?

Yes !

 

En utilisant un outil de recherche, je vais 10 fois plus vite qu’en essayant de classer imparfaitement les courriels. L’outil de recherche fonctionne comme le cerveau : par analogie. Je lui donne 2 ou 3 mots à manger, il me rend, en une fraction de seconde, une liste de courriels dans laquelle je trouve en un clin d’oeil ce que je cherche. Le bénéfice est double : je ne classe pas mes courriels et je retrouve plus rapidement ce dont j’ai besoin.

 

En réduisant mes tableaux de bord à 2, la boite d’arrivée qui contient « ce que je n’ai pas encore traité » et le dossier « suivi » qui contient ce que je dois surveiller, je simplifie mon mode de travail.

 

En faisant le ménage quotidien de mes 2 dossiers clés « boite d’arrivée » et « suivi », j’évite l’encombrement, je n’ai pas de « trous dans la raquette ». Un message reste dans la boite d’arrivée tant que j’ai besoin de réfléchir et que je n’ai pas pris de décision. Un message peut rester en « suivi » pendant des semaines, jusqu’à ce que l’action soit complètement résolue. Cela passe par l’obligation de faire le ménage tous les jours, j’insiste, tous les jours. Gérer efficacement ses mails signifie que je réduis quasiment à zéro le risque d’oublier. « Oublier », est-ce professionnel ?

 

Derrière cette méthode, que j’affirme implacable pour gérer efficacement ses mails, se cache un autre défi auquel sont confrontés de nombreux cadres, managers, entrepreneurs ? Le défi de prendre 3 pas de recul pour observer « comment je m’y prends », « comment je travaille », « comment éviter de tomber dans la victime débordée », « comment mettre mon bel esprit au service de l’optimisation de ma méthode »…

 

Je ne suis pas une victime. Je suis dans la nasse si je l’accepte. Je peux décider de prendre les choses en main et prendre le temps pour… négocier, déléguer, réfléchir à l’optimisation de mes processus, choisir les bons outils, me faire aider pour m’ouvrir l’esprit à d’autres options, d’autres fonctionnements.

 

Gérer efficacement ses mails est possible. Cela passe par une auto-évaluation, puis la décision de prendre vigoureusement le problème en main. Comment se fait-il que certains y arrivent, d’autres pas ? Comment se fait-il que certains semblent plus efficaces que d’autres ? Est-il possible de se faire aider pour s’approprier et mettre en oeuvre une méthode implacable ?

 

Reste à réduire le flux qui arrive, devenir responsable du nombre de courriels reçus ! Une autre histoire à travailler…

 

Et vous, comment gérez-vous vos courriels ?

 

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N°2 : je rentre dans le bureau de mon chef. Depuis des mois, je me débats sur un projet complexe, qui implique tous les départements de l’entreprise. Je viens comme chaque quinzaine, une heure dans son bureau pour lui présenter mes « petits soucis ». Il est américain,  directeur financier, l’entreprise pèse 1 milliard d’€ de chiffre d’affaires. Avant, il était contrôleur financier mondial d’Intel – vous savez la petite boite américaine qui met des puces électroniques partout. A chacun de nos tête-à-tête, il m’écoute lui raconter mes petits malheurs. Puis il me pose des questions, ouvertes la plupart du temps (en anglais): « que penses-tu que … », « pourquoi crois-tu que … », « quelles sont les pistes que tu imagines… ». Après chaque entretien, je ressors de son bureau gonflé à bloc.

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