Comment maitriser les interruptions ?

Sauter du coq à l’âne… connaissez-vous cette expression populaire qui signifie le passage d’un sujet à un autre, alors que ceux-ci n’ont pas de liens directs. Cette pratique du “zapping” est devenue tellement courante que l’on ne réalise pas toujours à quelle point elle est nocive pour l’efficacité. On est interrompu, on prend l’interruption, on la traite immédiatement. On fait du “first in, first out” => la dernière sollicitation arrivée devient la première action immédiate. Le travail se fait sans priorité  !

Cette vidéo aborde la question : comment maitriser les interruptions…

Première interrogation : les interruptions sont-elles source de perte d’efficacité ?

Deuxième interrogation : quelles sont les 2 raisons majeures qui amènent “les autres” (mon équipe, mes clients, mon entourage…) à m’interrompre ?

Quelle prise de conscience et quelle discipline adopter pour maitriser les interruptions ???

Comme souligné dans la vidéo, une interruption est source de perte d’efficacité. Pourquoi ? Parce que le dossier, le sujet sur lequel je travaille mérite ma totale attention. Pour être attentif, concentré, il a fallu que je me mette en route. Cette mise en route est souvent couteuse en énergie, organisation, mise en condition. Je parle à ceux qui, comme moi trop souvent, inventent mille stratagèmes pour ne pas se mettre à la tache prévue : les mails, les détails administratifs servent par exemple d’excuse à ne pas prendre en main le dossier à haut rendement qu’il faut traiter. Quand enfin on y arrive, comment apprendre à éviter (sauf cas particulier) d’accepter l’interruption qui vient casser le rythme ? Car si on prend l’interruption, on casse l’efficacité, il va falloir relancer la machine après l’interruption, ce qui peut prendre presqu’autant de mobilisation que lors du lancement du chantier 🙁

Alors comment maitriser les interruptions, facteurs de perte d’efficacité ?

Déjà prendre conscience que ces interruptions sont de plusieurs natures :

• de plus en plus, elles sont dues à toutes ces notifications que j’ai laissées m’envahir. A titre personnel, je les désactive toutes. C’est moi qui décide quand je vais consulter ma messagerie, facebook, what’s up, linkedin, mon agenda, etc… Aucun rappel à mes obligations. Tout est dans mon plan (l’agenda et la liste de tâches), donc c’est moi qui décide de mon temps, y compris de mon temps de consultation de cette multitude d’applications qui me sollicite, si je les laisse faire, décider à ma place !
• quand aux interruptions plus directes (mon téléphone sonne, quelqu’un surgit dans mon bureau) de mon équipe, mes clients, mes partenaires, mon entourage, il convient de comprendre qu’elles sont de 2 natures :
  1. je suis interrompu par quelqu’un qui manque d’instructions, d’informations, de décisions de ma part, … c’est un enjeu technique, métier…
  2. je suis interrompu par quelqu’un qui a besoin de mon attention, de ma reconnaissance, de mon estime, allons-y plus clairement… d’un peu de mon amour…

Ces 2 causes d’interruptions – sujet technique ou besoin d’amour – ont finalement la même origine : ai-je suffisamment investi en amont pour limiter cette arrivée intrusive dans mon espace de travail ? Prenons le “sujet technique” : quand quelqu’un m’interrompt pour une question d’ordre technique métier, je peux certes traiter l’interruption – parfois il faut le faire. Je peux aussi m’interroger : “comment se fait-il que ce collaborateur, ce client, ce partenaire vient me solliciter sur ce sujet ? Pourquoi ne peut-il pas trouver la réponse de manière autonome ? Quel processus changer pour qu’il soit plus efficace… sans moi ? Comment puis-je transmettre ma compétence pour qu’il traite 80% des sujets sans avoir à me consulter ? Cette personne est-elle bien à sa place si elle bute en permanence sur les mêmes obstacles ?” Bref, au delà de la question technique qui m’a interrompu, ne convient-il pas d’approfondir le sujet et trouver les moyens de réduire les risques que cela se reproduise trop souvent ?

Il est en de même pour la question de la reconnaissance (l’amour)… Quand un collègue, un collaborateur me sollicite pour des broutilles, il est probable qu’il est en attente d’autre chose de ma part : de l’attention. N’est-il pas efficace alors de prévoir dans l’agenda un espace pour ce temps-là aussi, un déjeuner, une activité ludique pour l’équipe, ou cette invitation informelle, au moment opportun, à prendre un café ou aller faire quelques pas dans le parc à coté pour discuter…

Encore une fois, le choix est-il entre mes mains, ma décision ? Accepter (voire instiguer) les interruptions et le risque qu’elles font peser sur mon efficacité, ou bien les analyser et mettre en place les disciplines pour qu’elles diminuent ?

Facile à dire peut-être…

Pourtant, qu’en pensez-vous ? N’y-a-t’il pas des chantiers de progrès pour mieux maitriser les interruptions qui surgissent dans votre quotidien de travail ? Partagez votre expérience/vos interrogations dans les commentaires.