Prenez rendez-vous tout de suite…

Cliquez, écoutez cet article en podcast :

Les 2 avocats qui défendent notre affaire terminent leur palabres. Nous sommes 4 propriétaires qu’il faut défendre dans une sombre affaire de marchand de biens qui nous a vendu un immeuble rénové cachant la misère… et les termites, à Marseille (!). Les 2 avocats se congratulent en termes incompréhensibles pour une grande part – ce qui a le don de m’énerver. La séance s’achève sur un “très bien maitre, on s’appelle pour fixer le prochain rendez-vous”.

Je bondis sur mon siège : “pourquoi vous appelez-vous pour fixer le prochain rendez-vous ? Faisons le tout de suite. Nous sommes 6 à coordonner nos agendas, c’est plus simple de le faire immédiatement.”

Prenez rendez-vous tout de suite

L’objection habituelle de l’avocat de mes compagnons d’infortune, du haut de sa superbe condescendance : “le dossier est compliqué, il faut d’abord vérifier, blablabla…”

Je ne lâche pas le morceau : “d’ici mardi 15 du mois prochain, disons 17h, avez-vous le temps de régler tous les détails à vérifier ?” Mes compagnons d’infortune s’étonnent de ma pugnacité. Je finis par atteindre mon objectif que la prochaine date de réunion soit fixée avant de nous quitter.

Pourquoi je dis “prenez rendez-vous tout de suite” ? Au moins 3 raisons majeures :

1. On est tous là

   Avez-vous remarqué à quel point il est difficile de convenir d’une date de réunion dès que nous sommes plusieurs ? La pire des méthodes consiste à envoyer un courriel pour demander les disponibilités des participants. Si tout les monde est autour de la table, on va “optimiser notre temps” en décidant immédiatement la prochaine échéance. Pas besoin de se rappeler, de coordonner les propositions. On est tous là, just do it now !

2. Fixer une date immédiatement déclenche la mise en route du plan d’actions

   Johnny dirait “On a tous quelque chose en nous de Tennessee“. De mon point de vue : ” On a tous quelque chose en nous du bachotage”. Vous savez cette tendance à faire les choses au dernier moment. Si la date est fixée immédiatement, ce simple jalon jeté dans l’avenir donne l’échéance qui va nous mettre au travail pour être prêt le jour J. Prendre rendez-vous tout de suite nous pousse à mettre en route le plan d’actions.

3. Il est toujours possible de décaler un rendez-vous

   L’une des anxiétés de la personne qui refuse de prendre rendez-vous “tout de suite”, c’est de ne pas être prêt à temps. Dans l’anecdote ci-dessus (que j’ai un peu romancée, elle date du début des années 90…), je propose “mardi 15 du mois prochain, disons 17h, avez-vous le temps de régler tous les détails à vérifier ?” Ce faisant, non seulement, j’utilise le langage de mon interlocuteur (il a besoin de “vérifier”), mais je lui demande de valider que ce délai lui convient. Maintenant que le rendez-vous est pris puisqu’on est tous là, le plan d’actions va se mettre en route. Cependant, dans le monde réel, il existe parfois des impondérables qui nous empêchent de tenir un engagement. Décaler le rendez-vous demeure une option possible… L’expérience montre que les 2 premières raisons exposées ci-dessus contiennent cette option dans une proportion bien inférieure à 20% (loi de Pareto).

J’ai raconté cette anecdote vieille de plus de 20 ans juste pour souligner que de tout temps, cette pratique de repousser à une prochaine échéance la prise de rendez-vous demeure ancrée dans bon nombre de mauvaises habitudes. Je continue de le constater, je continue d’insister sur ce point dans les formations ou les coaching.

Faites comme moi : ne partez d’un entretien client, ne quittez pas une réunion sans fixer immédiatement le prochain rendez-vous. Ce qui signifie, bien sur, que votre agenda est toujours sur vous…