Comment construire le planning projet initial en équipe ?

Lors d’une réunion, j’interroge le chef de projet : «le planning que tu présentes correspond-il à la réalité terrain que vit ton équipe ?» Il me répond, détaché et plein de dérision : «pas du tout, on me demande de présenter un planning projet, je le fais. Ce qui se passe sur le terrain est déconnecté !» Cette anecdote est authentique, assez incroyable si on y réfléchit, et symptomatique de beaucoup de projets. Pourtant, peut-on planifier en équipe ?

 

Le planning, liste de tâches au format Gantt, soigneusement entretenu par le chef de projet, ne représente en rien les engagements, les interdépendances, l’avancement, la mise en lumière des risques et des besoins. Du coup, le planning projet n’est pas tenu, c’est juste un dessin. Pire, sa présentation reste incompréhensible, inadaptée au reporting, dans bien des cas inexploitables par les membres même de l’équipe projet.

 

Comment éviter cette farce, ces revues de planning inefficaces, ces incompréhensions multiples ? Comment construire un planning projet initial, le construire en équipe ?

 

Planifier en équipe

 

3 éléments majeurs doivent être compris…

 

1 – Le planning projet initial se construit en équipe. Dans le cas contraire, il ne représentera ni les interdépendances entre tâches, ni les engagements véritables de chacun des responsables.

 

2 – Une méthode de construction en intelligence collective, s’appuyant largement sur une animation structurée, logique, visuelle, est nécessaire. Cette méthode exclut l’utilisation de l’outil informatique, s’appuie sur l’écrit, l’échange, la clarification du vocabulaire, la mise en lumière des jalons et enchainements de tâches.

 

3 – Le chef de projet doit élever son niveau de compétence, oser faire le tour des responsables de département, des membres de l’équipe transversale, les convaincre qu’une, voire 2 réunions (une demi-journée la première, 2 heures la 2ème) sont nécessaires pour bâtir le planning initial. Oser également prendre une posture nouvelle d’animation de réunionsortir de sa zone de confort, car il propose à des personnalités de départements très différents (techniciens, commerciaux, juristes, ressources humaines, communication, etc…) de composer, créer un référentiel commun. Oser briser ce cadenas intérieur qui parfois l’empêche de “faire autrement” et s’exposer comme un véritable leader. Pour oser, il peut aussi s’appuyer dans un premier temps sur le service formation-action.

 

J’ai utilisé avec succès cette méthode dans de nombreux projets, y compris pour des projets dont je ne maitrisais pas du tout l’environnement…

 
 

Retranscription écrite de la vidéo

“Bonjour, je suis Laurent de Rauglaudre. La planification initiale est souvent le parent pauvre des projets. Elle est souvent maltraitée, et je voudrais vous faire réfléchir à trois ingrédients clés pour améliorer la performance des projets et en particulier celui de la planification.

 

Planifier en équipe. Pourquoi ?

 

Parce que les défauts habituels des plannings sont qu’ils sont illisibles, incohérents, souvent inadaptés à la situation. On a un planning GANT que peu de personnes comprennent avec des tâches ésotériques. Pourquoi cet état de fait ? Dans une immense majorité des cas, le planning a été construit tout seul par le chef de projet, qui en réalité n’a pas tout le temps la maîtrise de toutes les tâches qui sont confiées aux différents membres de l’équipe projet. D’ailleurs, c’est un chef d’orchestre, il n’est pas censé être l’expert de toutes les tâches. Et puis d’autre part, il a une véritable impossibilité à maîtriser toutes les relations entre ces équipiers. Il peut avoir une vision, mais il ne peut pas maîtriser toutes les subtilités de la relation entre les équipiers.

C’est pour cela que c’est essentiel de faire le travail de planification initiale en équipe, parce qu’au-delà du fait que l’on va créer une équipe, une motivation, on va créer vraiment un évènement en faisant un planning en équipe. En même temps, on va réussir à faire apparaître les véritables interdépendances entre les tâches et responsabilités de tous les acteurs. On va aussi clarifier qui sera précisément en charge telle ou telle partie du projet. On va lever les flous, clarifier les vocabulaires.

Tout cela est essentiel parce que dans le bateau que représente le voyage du planning projet, du projet lui-même, on va mieux se comprendre ; et cela, dès le départ.

 

Utiliser une méthode

 

La méthode que je préconise est une méthode d’intelligence collective. Une méthode qui va permettre à tout le monde de s’exprimer de manière visuelle, dans de la créativité, dans le mouvement aussi. Tout le monde doit pouvoir évoluer dans la réunion, en discussion ; qu’il soit ouvert avec tout le monde, mais aussi un petit peu en privé, même pendant la réunion. Et en tout cas, l’objectif est de créer une vision globale pour tous. Une vision globale pour tous de l’ensemble du planning du projet.

 

Pour planifier en équipe, j’utilise comme méthode, une combinaison de plusieurs outils : PERT (Planning Evaluation Review Technic) en bon français ; qui est une méthode visuelle. La méthode CPM (Critical Path Method) qui permet de mettre en exergue le chemin critique. Enfin TQM (Total Quality Management), qui sont des méthodes de résolution de problème. C’est un mix de tout cela qui permet de créer une méthode créative d’intelligence collective à l’issue de laquelle on sort avec un planning qui représente l’engagement de l’équipe. Très important.

 

Le chef de projet doit oser

 

Il faut qu’il ose rechercher l’ensemble de l’équipe, qu’il ose aller motiver le management de l’intérêt de faire une réunion qui peut durer un certain temps, ou même quelques réunions ; mais qui vont pouvoir produire un planning initial de bien meilleure qualité que ce que l’on a pu faire dans les projets précédents.

Pour cela, il faut qu’il s’approprie une méthode, il faut qu’il utilise une méthode. Il ne peut pas se lancer comme cela dans une réunion en disant : on va faire le planning initial, donnez-moi chacun… Il faut vraiment qu’il s’approprie une méthode. Il faut qu’il ose sortir de ses habitudes, il faut qu’il ose sortir des logiciels informatiques, qu’il oublie les logiciels informatiques, et même quelquefois, qu’il oublie même les processus existant dans l’entreprise pour aller vers un autre chemin. Mais c’est un chemin d’optimisation, c’est un chemin où chacun va mettre davantage de sa vraie expertise, de son vrai savoir au service de la construction d’un outil en commun qui servira pour tout le projet.

Bien entendu, je peux vous accompagner pour à la fois créer un planning initial d’un projet qui s’avèrerait stratégique et vous appuyer pour former vos chefs de projets. J’aime bien faire des formations actions. C’est-à-dire lancer un projet et en même temps que l’on planifie le projet, je vais former et coacher le chef de projet à s’approprier ce qu’on est en train de faire ensemble.

Voilà, j’espère que ces éléments rajoutent une meilleure compréhension au grand intérêt de faire la planification initiale en équipe…”


 

Planifier en équipe : faites le ou votre planning risque fort de ne pas représenter les véritables engagements de tous, et de rester un dessin ! La force qui gouverne le projet est-elle d’ailleurs toujours le temps ?

Pour vous quelles sont les difficultés de planification ?
Avez-vous une méthode performante ?