Comment transformer la construction d’un planning en exercice mobilisateur ? Pourquoi le planning, construit en équipe avec des méthodes d’intelligence collective, peut-il créer un véritable engagement de toute l’équipe projet ?
En entreprise, je pose souvent des questions sur la planification des projets. Les réponses les plus courantes sont :
- le planning n’est pas fiable
- personne ne croit au planning
- le planning n’est pas conforme à la réalité
- nous ne tenons pas les délais
- le planning est incompréhensible
Quand j’ajoute: “quelle méthode utilisez-vous?”, la réponse la plus spontanée tombe : “nous utilisons Microsoft Project”. Ce qu’ils ne me disent pas toujours est qu’ils planifient avec un diagramme de Gantt. Or la vision Gantt n’est pas adaptée à la planification initiale, car elle ne permet pas de visualiser simplement ce qui est le plus important pour le Chef de Projet : les interdépendances entre les membres de l’équipe projet.
Alors, je vois les Chefs de Projet ou les membres du Comité de Pilotage qui transpirent sur le diagramme de Gantt, du célèbre logiciel du géant américain de Seattle. Voilà la méthode la plus courante de préparation du planning initial : le Chef de Projet rencontre en étoile chaque membre de son équipe, et demande les tâches qu’il doit réaliser. Il saisit consciencieusement les informations sous la forme d’un Gantt dans son logiciel, exercice assez ludique. En réalité cette méthode se révèle totalement inefficace, car les interdépendances sont mal identifiées, non discutées, les marges intermédiaires du projet ne sont ni réparties ni négociées.
Cette étape de planification a-t-elle permis de composer un planning initial efficace et mobilisateur ?
En construisant le planning en intelligence collective, en équipe, l’objectif est d’obtenir :
- la vision d’ensemble du projet, de manière logique, visuelle, disponible pour tous
- l’engagement de l’équipe sur des délais
- l’illustration des interdépendances de taches entre les acteurs du projet
- la clarification du vocabulaire projet
- la définition des rôles de chacun, y compris des fournisseurs et des clients
- la démonstration qu’il est possible, ou pas, d’atteindre les engagements contractuels, et d’éventuellement retourner négocier les moyens, les délais ou le contenu des livrables
Pour faire un planning efficace en intelligence collective, nul besoin d’ordinateur ni d’un logiciel. L’utilisation du logiciel prend sa place après que le travail de brainstorming méthodologique a été fait, avec toute l’équipe. C’est ce que je partage dans cet article : comment construire le planning projet en équipe ?
Le Chef de Projet, éventuellement assisté d’un animateur extérieur (votre serviteur par exemple), de grandes feuilles blanches sur le mur, des post-it, des feutres, une grande salle, toute l’équipe projet, voici les ingrédients nécessaires à un travail essentiel du début de projet.
L’impact sur l’équipe est très fort : “ça y est, je comprends tout le projet, je comprends ma place dans le projet” disent les participants en fin de séance de travail. L’exercice peut durer plusieurs heures en 2 séances, car il s’agit d’identifier jalons, taches, responsables, durées, interdépendances, identifier le chemin critique.
Cependant, si ce travail est fait en profondeur, il est extrêmement mobilisateur et le temps gagné sur l’ensemble du projet est considérable !
Passer du planning initial (travail de préparation) au Gantt (pilotage de l’avancement) devient alors une gymnastique très simple. Le Gantt est utile si la planification initiale a été faite correctement. En revanche, faire la planification initiale sur un Gantt est la garantie pour obtenir un dessin, incompréhensible pour le management, sans engagement véritable de l’équipe qui ne s’approprie pas la vision globale. Que de temps perdu dans les entreprises à utiliser des Gantt illisibles, illogiques, déconnectés de la réalité…
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