J’assiste à une réunion qui termine une mission accomplie de conseil. Comme d’habitude, je prépare mes affaires. Consciencieusement, je mets le dossier du projet (8 cm d’épaisseur) dans mon cartable. J’ajoute mon ordinateur. En enfournant tout ce bazar, je suspecte que ça ne servira à rien. Mon interlocuteur m’a simplement demandé d’assister à la réunion. Il souhaite que je lui donne un avis sur l’animation de la réunion et sur son appropriation du projet. C’est lui qui détient désormais tous les documents à jour, et tableaux de bord du projet. Si je décidais de voyager léger ?
Pourquoi ai-je besoin d’emmener toutes ces choses à cette réunion ? Les informations contenues dans mon dossier sont vraiment nécessaires à ce moment-là ? L’épaisseur du dossier ou les octets de mon ordinateur vont-ils être utiles ou ma présence suffit-elle ? Ouvrir un ordinateur dans la réunion va-t-il me rendre plus attentif, plus présent ? Ce dossier en mallette sert-il à autre chose qu’à me rassurer ?
Dans un nombre considérable de réunion, n’emporte-t-on pas des tas de choses inutiles ? Pourquoi faire ?
Un jour à l’aéroport de Marseille, je croise l’un des grands dirigeants américains de Gemplus. Ce grand boss dirige la plus importante business division de l’entreprise (environ 1 milliard d’€ de chiffre d’affaires à ce moment-là). Dans la file d’attente de l’enregistrement, là où l’on dépose les bagages, je remarque qu’il n’a ni sac ni dossier à la main. Je lui demande où il va. Il me répond qu’il part pour une négociation en Autriche avec un partenaire. Je m’étonne et lui fait remarquer qu’il n’a apparemment aucun dossier avec lui. Il me le confirme, et les mains vides il ajoute qu’il a tout ce qu’il faut avec lui.
Je sais que dans certains moments il est très utile de travailler les détails d’un dossier. Pour autant, est-il nécessaire de trimbaler tout le bazar, déposer un pesant paquet sur la table, chacun y allant de son tas ?
Je sais que nous avons tendance à cet encombrement, qui nous rassure. Je plaide coupable, mais je me soigne… J’en prends toujours trop, toujours ! Pourtant, l’expérience montre que dans l’immense majorité des cas, seuls quelques papiers sont nécessaires pour la réunion (ce qui a servi à la préparer + quelques feuilles vierges). Etre là, soi, vraiment, n’est-ce pas la priorité ? Quant aux ordinateurs, ne sont-ils pas devenus les premiers pollueurs de réunions ? Si on fait une réunion sans ordinateur, survit-on ? Peut-on alors entrer en vraie communication et être productif ?
Est-ce possible de n’emporter que soi en réunion ? (un soi préparé bien sur…)
Voyager léger
Ma suggestion :
- au moment de la préparation de la rencontre, clarifiez bien quel est votre objectif, que souhaitez-vous obtenir de cette réunion ? (sur une feuille, écrivez les 3 ou 4 thèmes et les livrables attendus)…
- au moment de l’enfournement de tout le dossier dans le sac, préalablement à la réunion, demandez-vous ce qui est vraiment nécessaire d’emporter ? Laissez le reste…
- au moment de glisser votre ordinateur dans la mallette, demandez-vous ce qui se passerait si vous le laissiez se reposer sur votre bureau (ça se fatigue ces petites bêtes avec tout ces déplacements) ?
Bref, voyager léger ! A la réunion, je n’emporte que moi…
NB : je souris quand je vois certains portefeuilles, tellement épais qu’ils déforment les vestes. A quoi bon trimballer tout ce bric-à-brac. Le plus de choses nous rassure. Si nous faisions un peu d’apologie de la sobriété, un peu d’apologie de l’essentiel…
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